Про управління документами за допомогою хмарних ІТ-моделей розмови почалися п'ять років тому, тоді ж почали з'являтися перші пропозиції на ринку. У той момент багато експертів говорили про те, що саме СЕД-напрямок може стати одним із лідерів серед різних прикладних систем підприємств у плані використання хмарних сервісів, проте досить швидко стало зрозуміло, що ці прогнози не виправдалися. Якийсь поступ тут, звичайно, був, але зовсім не такий стрімкий, як бачилося спочатку.

Який же стан справ із використанням хмарних систем документообігу зараз? Які спостерігаються тенденції, які проблеми і як вирішуються? За відповідями на ці запитання ми звернулися до експертів-розробників та користувачів засобів СЕД/ECM.

Хмарні моделі використання СЕД

Хмарні обчислення - це загальна концепція, яка передбачає, що замовник у тому чи іншою мірою і тих чи інших форматах використовує ті чи інші обчислювальні ресурси ІТ-постачальника за умов оренди. Таке формулювання показує, що рівень хмарності ІТ-систем може змінюватись у досить значному діапазоні, і цей рівень часто не визначається якоюсь однією характеристикою, а є багатопараметричним.

Напевно, ця багатопараметричність особливо й у сфері управління документами. Адже тут можуть застосовуватися різні варіанти хмарних моделей, наприклад SaaS (готові хмарні сервіси, за які повністю відповідають хмарні провайдери) або розміщення традиційних онпреміс-рішень у хмарній IaaS-інфраструктурі (тоді провайдер відповідає за інфраструктуру, але не за саме програмне рішення). Можливі й гібридні схеми, коли СЕД-рішення розгортається на майданчику замовника, а хмара використовується як сховище документів. То що ж ми маємо на увазі під визначенням «хмарні СЕД» чи «документообіг у хмарах», які моделі найбільш популярні на ринку?

Директор з маркетингу DIRECTUM Василь Бабінцев підтверджує затребуваність у замовників різних хмарних варіантів, основним з яких є SaaS-рішення у публічних та приватних хмарах. За його словами, замовники розглядають і IaaS-рішення у приватній хмарі на базі звичайної онпреміс-системи, і гібридні схеми з винесенням частини бізнес-функцій за контури хмари (таких як сканування та розпізнавання документів, підготовка складної звітності, документообмін з контрагентами, довготривале зберігання документів). Окремо він зазначає, що в рамках реалізації хмарних моделей вендори СЕД можуть використовувати партнерські відносини з сервіс-провайдерами, але широкого попиту на СЕД-рішення через провайдерів поки не видно.

Менеджер з розвитку бізнесу «ДоксВіжн» Олексій Різдвяний вважає, що правильніше під терміном «хмарна СЕД» розуміти модель SaaS, яка, порівняно з традиційним вінпреміс-варіантом, принципово змінює відносини споживача та постачальника, у тому числі схему впровадження та експлуатації системи. У цьому випадку хмарна СЕД стає більше схожою на онлайновий варіант коробкового рішення за підпискою, яке не вимагає встановлення, налаштування, тривалого навчання та технічного обслуговування. Так, зазначає він, замовники іноді переносять вінпреміс-рішення в хмарну інфраструктуру, але це практично ніяк не відбивається на принципах роботи із самою СЕД. Постачальниками ж SaaS-рішення можуть бути і вендори, і їх партнери, причому варіанти їх взаємодії можуть бути різними. Найчастіше хмарним постачальником сьогодні є традиційні партнери-внедренцы, які орієнтуються на коробкові версії СЕД, а чи не на складні замовні проекти.

Враховуючи різноманіття сфери застосування СЕД і те, що ринок хмарних СЕД знаходиться ще на стадії формування, вендори повинні бути готові працювати з різними моделями в залежності від потреб замовника, упевнений провідний консультант компанії «ІнтерТраст» Ілля Іпатов. За його словами, магістральним напрямом все ж таки є варіант SaaS, коли продукт знаходиться на зовнішніх ресурсах (у приватній або публічній хмарі) і використовується через веб-інтерфейс або товстий клієнт, встановлений на робочому місці користувача. Користувачеві достатньо пройти ідентифікацію та розпочати роботу зі своїм екземпляром системи - у тій конфігурації, яку він замовив. Налаштувати систему може як самостійно, і з допомогою фахівців постачальника. Принциповою перевагою SaaS-варіанту, на думку Іллі Іпатова, є по суті автоматичне вирішення всіх аспектів масштабування системи (збільшення потужностей, надання додаткового дискового простору або підключення нових користувачів), при цьому немає необхідності укладати новий договір та чекати на надання ліцензій від вендора – у хмарі для цього існують прості налаштування білінгової системи.

Він зазначив, що сьогодні мало хто з російських розробників СЕД може вдатися до створення власного ЦОДу для розгортання SaaS-сервісу. Зазвичай вендор самостійно знаходить та орендує потужності ЦОДу, а надалі сам займається просуванням та продажем послуг, тиражуванням системи. Але при цьому власник ЦОД може стати партнером - тоді, провівши навчання свого персоналу, ЦОД виступає вже як сервіс-провайдер, що продає рішення даного вендора, а може бути, і кілька продуктів різних розробників. На думку Іллі Іпатова, досить перспективною є модель, коли вендор використовує ресурси зовнішнього ЦОДу, але перед розгортанням системи проводить спеціальне анкетування клієнта на своєму сайті. Крім того, постачальником СЕД у хмарі може бути і замовник - у тому випадку, якщо він створює приватну хмару і надалі надає сервіс власним дочірнім або зовнішнім організаціям.

Начальник відділу розвитку ЄСМ-рішень компанії ЕЛАР Дмитро Шмайлов згоден з тим, що поняття «хмарна СЕД» все ж таки асоціюється насамперед із SaaS, і вважає, що ключовим нововведенням хмарних схем є винесення самих систем документообігу на аутсорсинг. «Сьогодні такий підхід знаходить все більше розуміння та розташування з боку бізнесу, насамперед завдяки перспективі зниження витрат за критерієм сукупної вартості володіння, – каже він. - На російському ринку існують ІТ-компанії, які мають експертизу для забезпечення безпечного і надійного сервісу, в більшості випадків постачальниками таких рішень є інтегратори, які зазвичай щільно співпрацюють з вендорами і володіють набором послуг, яких потребує замовник». Експерт зазначає, що реалізація гібридної схеми та інтеграція хмарного сервісу з онпреміс-архітектурою може стати альтернативою тим клієнтам, які хочуть залишити останнє слово за собою. Перспективним варіантом є використання хмари як електронного сховища. Але вибір моделі реалізації зазвичай залежить від ІТ-директора та ІБ-служби підприємства.

Поточний стан справ із застосуванням хмарних СЕД

Наскільки хмари користуються попитом сьогодні з боку замовників? Судячи з відповідей наших експертів, напрямок цей знаходиться, скоріше, у початковій фазі формування, проте спостерігається все більш стійке зростання хмарної частки на СЕД-ринку.

Про це, зокрема, говорить Олексій Різдвяний: «Ринок хмарних СЕД у Росії ще тільки формується, і сьогодні на ньому дуже мало гравців. Пов'язано це з тим, що з боку замовників ще дуже слабкий попит на такі рішення, до хмар багато хто тільки придивляється і максимум роблять там невеликі пілотні проекти, про великі хмарні впровадження поки не йдеться. Якщо говорити про тенденції, то я б зазначив, що хмари починають сприйматися всерйоз, наші замовники все частіше просять підготувати розрахунок вартості оренди хмарної інфраструктури для своїх проектів». На його думку, зараз хмарні рішення цікаві насамперед комерційним компаніям, які не мають жорстких вимог щодо безпеки, як, наприклад, у державному секторі, і яким у кризу необхідно максимально оптимізувати свої витрати, але при цьому не втратити ефективності.

Василь Бабінцев наголошує, що при реалізації СЕД-проектів замовники керуються насамперед питаннями економічної ефективності, водночас виявляючи зрозумілу обережність щодо нових ідей. Він навів дані досліджень, які його компанія проводила серед замовників у 2014–2016 рр.: найбільший інтерес до SaaS-моделей показали представники сектору СМБ та московські організації (при цьому не важливо – використовують вони СЕД чи не використовують). Підприємства, на яких вже є СЕД, консервативніші в питаннях зміни архітектури і вважають за краще залишатися в онпреміс-моделі. Великий бізнес розглядає можливість використання SaaS для підключення нових бізнес-функцій. Всі компанії, незалежно від категорії та розміру, поки що з побоюванням ставляться до перенесення частини бізнес-процесів за зовнішній контур (публічні хмари), особливо це стосується фінансової сфери. Але малий бізнес, через обмеження в ІТ-інфраструктурі, часом форсує перехід до хмарного обміну електронними документами з діловими контрагентами. Ті великі замовники, які використовують хмарні сервіси, все ж таки зберігають документи у своїх закритих корпоративних системах.

Більш оптимістичну оцінку дає Дмитро Шмайлов: «У Росії багато компаній переходять у хмари». При цьому він підтверджує, що активніше це роблять СМБ-замовники; тенденція включати до ІТ-стратегії хмарні сервіси з боку великого бізнесу та держустанов стала помітною лише останнім часом.

Є, проте, й інші погляди. «Ми вважаємо, що великий та середній бізнес не готовий до класичної моделі хмарної СЕД, – стверджує генеральний директор компанії „Логіка бізнесу“ (ГК „АйТі“) Віктор Вайнштейн. - Класична реалізація сучасної СЕД спочатку є хмарним рішенням, просто приватна хмара, в якій вона розміщена, „живе“ у замовника в його ЦОДі. З точки зору технології хмарне рішення має на увазі, що воно масштабується за хмарною моделлю, додаванням обчислювальної потужності та систем зберігання. Щодо малих компаній, то спеціалізована СЕД, навіть хмарна, їм зараз особливо не потрібна. На мій погляд, малий бізнес зверне увагу на спеціалізовані СЕД (хмарні) у тому випадку, якщо в них буде вбудована функціональність юридично значущого документообігу, зокрема, звичайно, електронний підпис. Зараз у сегменті великого бізнесу потреби у хмарних СЕД немає, а час малих підприємств ще не настав».

Що вабить замовників у хмари?

На думку наших експертів, головна привабливість хмарних СЕД для замовників полягає у можливості знизити загальну вартість володіння. Хоча цілком імовірно, що таке уявлення про хмари не зовсім вірне, і це створює певні проблеми, оскільки реальність не завжди виправдовує очікування. Насправді дуже важливо, щоб компанії ясно представляли переваги та недоліки нових моделей, щоб не помилитися з вибором потрібного варіанта автоматизації.

Керівник департаменту Фінансового університету при Уряді Російської Федерації Володимир Соловйов серед можливих переваг хмар насамперед бачить саме фінансову складову: «Основний драйвер переведення в хмару – економічна доцільність. Тобто хмарний документообіг як заміну локальному можна розглядати або в тому випадку, якщо купівля хмарної послуги буде дешевшою за її розгортання в інфраструктурі організації, або якщо за порівнянної вартості збільшується продуктивність працівників, наприклад, за рахунок скорочення часу простою СЕД або за рахунок збільшення швидкості її роботи. Зовсім не очевидно, що хмарний варіант дешевший... Власне, тому у нас СЕД на 1300 користувачів розгорнута всередині університету. Але якби хмарний варіант був хоча б в чотири рази дешевшим, то, звичайно, я голосував би за хмару».

Олексій Різдвяний сформулював три хмарні переваги, з якими згодні всі експерти: 1) скорочення витрат на придбання та обслуговування обладнання; 2) гнучкіша ІТ-інфраструктура, яку у будь-який момент часу можна швидко поміняти під завдання бізнесу; 3) гарантія безпечного зберігання даних, що забезпечується провайдером ( резервне копіювання, системи безпеки тощо).

Уточнюючи ці тези, Дмитро Шмайлов наголошує на тому, що хмарні рішення точно дають скорочення капітальних витрат і більш гарантований успішний результат при впровадженні СЕД. Що ж до експлуатаційних витрат, то відповідь не є так само однозначно позитивною, і в будь-якому випадку тут потрібно враховувати не тільки суто фінансові витрати, а й якісний виграш для замовника. Зокрема, економія грошей може досягатися за рахунок оплати тільки ресурсів, що використовуються, і оперативного придбання потужностей під конкретні завдання. Якісні поліпшення можуть бути пов'язані із забезпеченням збереження документів та захищеного доступу до них. Тільки зараз російські замовники починають усвідомлювати інші, можливо, більш важливі переваги хмар, такі як підтримка мобільності сучасного бізнесу за рахунок гнучкості та масштабованості хмарних рішень (підключення необхідної кількості користувачів, територіальна та тимчасова незалежність). До переваг хмарного документообігу за моделлю SaaS слід віднести також забезпечення постачальником відмовостійкості рішення, єдину версійність для користувачів і як наслідок – стандартизацію документообігу та роботу у зрозумілому для учасників інтерфейсі.

Мінімізація капітальних витрат особливо цікава для малих та середніх компаній, у яких, як правило, немає своєї ІТ-інфраструктури та великих бюджетів на закупівлю та впровадження ПЗ, але є обмеження щодо розширення ІТ-служб, зазначає Василь Бабінцев. При цьому вони мають можливість отримати доступ до рішень корпоративного рівня, які раніше були практично недоступними (за ціною, за складністю впровадження). Великих замовників, на його думку, в хмарах приваблює можливість випробувати нові процеси. Хмарні сервіси дозволяють, не змінюючи поточну архітектуру, протестувати нові бізнес-рішення ECM-систем і, якщо вони виявляться зручними та ефективними, впровадити їх у свою інфраструктуру. Якщо нові процеси стосуються роботи із зовнішніми контрагентами, то такі наскрізні бізнес-рішення можуть закріпитися і на рівні хмар, при цьому поточні користувачі цього не помітять, продовжуючи працювати в інтерфейсі звичної ECM-системи.

Однак замовникам потрібно мати на увазі і проблемні сторони хмарних СЕД. Говорячи про це, Ілля Іпатов звертає увагу на те, що здатність хмарного рішення до кастомізації істотно менша, ніж у випадку з традиційними проектами впровадження, коли можуть бути реалізовані практично будь-які вимоги замовника. Унікальні доопрацювання у хмарному рішенні фактично неможливі – це обійдеться надто дорого. Але для хмарної СЕД немає необхідності тримати в штаті адміністраторів. « Цільову аудиторіюхмарних СЕД складає середній та малий бізнес, а також державні організації муніципального рівня, – вважає він. – Ця категорія замовників готова миритися з деякими обмеженнями у функціональності задля того, щоб отримати мінімальну вартість послуг. А ось великі замовники зазвичай зацікавлені в тому, щоб функціональність СЕД була максимально широкою і при цьому відповідала унікальним вимогам і традиціям документообігу, що склалися в організації. Реалізувати цей підхід у хмарах навряд чи можливо.

Що заважає і що допомагає вендорам та замовникам впроваджувати хмарні СЕД

Створення власне хмарної СЕД технічних проблем не викликає, вважають експерти. Вже існуючі онпреміс-рішення добре переносяться в хмару, і цього зазвичай буває достатньо для задоволення сьогоднішніх потреб замовників, хоча потім все ж таки потрібно оптимізувати архітектуру системи під хмарний варіант.

Але, як зазначає Дмитро Шмайлов, серйозною справою для вендорів є те, що їм потрібно або ставати провайдерами, або вчитися співпрацювати з провайдерами, головними завданнями є забезпечення катастрофостійкості пропонованих рішень, безперервності доступу до сервісу, дотримання якості послуг за вимогами замовника. p align="justify"> Ще, з нормативної точки зору з урахуванням постійно мінливих економічних і політичних умов, важлива роль відводиться побажанням щодо розміщення дата-центрів на території Росії, дотримання вимог до конфіденційності.

Потрібні також нові формати оформлення договірних відносин із замовником. «Ми створили нову організаційну модель швидких продажів від першого контакту зі споживачем до виставлення рахунку та автоматичного створення хмарного екземпляра СЕД. Тобто нормативно перейшли на модель договору приєднання (оферти), – каже Василь Бабінцев. - При цьому процес відбувається в електронному вигляді, клієнт починає працювати в системі вже в день звернення. Щоправда, варто визнати, що не всі замовники готові працювати на безпаперовій основі, але це справа часу».

Ключовою проблемою на шляху хмар є недовіра замовників. Звичайно, різко негативного ставлення до хмар, як це було ще кілька років тому, вже немає, але все ж таки більшість компаній виявляють обережність, причому часом явно зайву. «Незважаючи на те, що останнім часом багато питань безпеки знято і провайдери беруть участь у регулярних аудитах та перевірках, щоб підтвердити відповідність вимогам стандартів та законодавства, технічний та психологічний опір до кінця не знято, - пояснює Василь Бабінцев. - Зокрема аргументом є повна залежність від інтернет-провайдерів (і тут доводиться визнавати, що потрібно буде розгортати резервні канали зв'язку). Іноді стикаємося і з неготовністю окремих ІТ-фахівців, які упереджено ставляться до технологій, що з'являються на ринку, і навіть явні переваги в економічній ефективності не завжди можуть змінити їх пріоритети щодо безпеки». Втім, він визнає, що такі проблеми є суто технічним аргументом проти хмарних рішень через те, що ІТ-інфраструктура компанії-замовника містить специфічні налаштування безпеки. Наприклад, замовники можуть використовувати проксі-сервери з великою кількістю обмежень, а деякі хмарні програми підтримують специфічні протоколи і не вміють працювати з усіма типами проксі-серверів. Крім того, засоби моніторингу трафіку та витоків інформації вносять суттєві затримки у роботу хмарних додатків, що знижує продуктивність, а в деяких випадках призводить до неможливості їх використання.

Компанії постають перед дилемою: відмовлятися від хмар або адаптувати власну ІТ-інфраструктуру до вимог хмарних провайдерів. Так само замовникам потрібно приймати або не приймати типові умови SLA (гарантована доступність сервісу, час проведення планових робіт, інформація про резервне зберігання інформації тощо). Таке питання виникає, наприклад, у тих випадках, коли замовникам не підходить існуючий SLA, а спеціальні умови коштуватимуть значно дорожче, що ускладнює старт робіт. Але, на думку Василя Бабінцева, практика показує, що багато проблем цілком вирішуються, постачальники хмарних систем та замовники рухаються назустріч один одному, намагаються максимально зблизити вимоги та розвивати спільну інфраструктуру.

Олексій Різдвяний упевнений, що для усунення недовіри до хмарних СЕД галузь має накопичити критичну масу хмарних проектів, продемонструвавши їхню надійність та безпеку. При цьому він зазначає, що поки що зберігає актуальність питання нестабільності каналів зв'язку, через що можуть бути складнощі з доступом до хмари.

Однак у розмовах про використання хмар часто звучить думка про те, що при переході від моделі онпреміс до хмари основна проблема полягає не просто у передачі деяких ІТ-функцій на аутсорсинг, а у необхідності внутрішньої трансформації самої компанії. На думку Іллі Іпатова, перш ніж передавати на аутсорсинг документообіг чи зберігання даних, замовник має навести лад у своїх бізнес-процесах та регламентах. При цьому для використання хмари йому часто потрібно відмовитися від власних унікальних вигадок (з організації бізнес-процесів) на користь якихось стандартних схем. «Одна з головних проблем у тому, що замовник із глибоко кастомізованою СЕД не готовий відмовитися від звичних схем роботи заради зменшення вартості володіння. Тому хмарні сервіси СЕД будуть більше затребувані новими замовниками, які впроваджують електронний документообіг із нуля», - каже він.

Цю ж думку висловлює і Дмитро Шмайлов: «Зміна бізнес-процесів, пов'язаних із переходом на хмарний документообіг, передбачає роботу щодо організаційних змін - як показує практика, будь-які трансформації в бізнес-процесах зустрічають опір у компанії з боку користувачів ІТ. Виконавець має не лише розробити оптимальну стратегію переведення документообігу в хмарний сервіс, а й взяти на себе відповідальність за її реалізацію».

Проблема довіри до хмарних СЕД безпосередньо пов'язана з підвищенням довіри до конкретних провайдерів, впевнений Володимир Соловйов: «Питання, що буде, якщо провайдер втратить усі дані, залишається актуальним через те, що постачальники хмарного документообігу за масштабом не можна порівняти з Microsoft, AWS, Google ».

«Чисто технічних проблем при переході на хмарний рівень вкрай мало, якщо перехід здійснюється на аналогічну систему, а у разі переходу на нову систему проблем не більше, ніж за будь-якої локальної міграції, - вважає Сергій Авдалян, незалежний експерт, який має великий досвід роботи керівником ІТ -служби за замовника. - Основні прийоми перенесення даних досить стандартні і не становлять особливих складнощів для фахівців рівня адміністратора систем та баз даних. Набагато більше проблемлежить у галузі організаційних та нормативних питань, а також питань безпеки. Багато керівників, особливо в російських компаніях, відверто не довіряють зберігання основних майстер-даних компанії про клієнтів, продукти, послуги, технології, ноу-хау (які по суті і становлять цінність підприємства) стороннім компаніям, розуміючи, що ризики втрати та витоку цих даних можуть стати останнім кроком до знищення бізнесу».

Типові помилки замовників (на думку вендорів) щодо хмарних СЕД-сервісів

· Хмарна СЕД сильно урізана у функціональності, її важко адаптувати до вимог замовника та інтегрувати з існуючими онпреміс-рішеннями (в основному порівнюють з безкоштовними споживчими хмарними сервісами, хоча корпоративне хмарне ПЗ з управління документами містить вже в коробці потужний функціонал);

· Недостатній рівень захисту інформації при роботі в хмарі, можливі витоку (тут потрібна серйозна робота з роз'яснення принципів функціонування хмарного ПЗ та аналіз досвіду його застосування);

· сукупне використання моделі SaaS дорожче за вінпреміс-варіант (часто замовники забувають врахувати у вартості онпреміс-рішень всі складові, наприклад, володіння інфраструктурним ПЗ і необхідність мати своїх оплачуваних ІТ-фахівців);

· Хмарні технології не можуть використовуватися в державних організаціях (при цьому забувають про комунальну, відомчу хмарну модель).

Документообіг у "хмарі" - вирішення проблем середнього та малого бізнесу

Проблема організації електронного документообігу є актуальною для компанії будь-якого масштабу. Однак представлені на ринку рішення переважно розраховані на великий та середній бізнес та не можуть допомогти СМБ. Невеликим підприємствам потрібні "легкі", прості та недорогі СЕД. Можна звернутися до "хмар".

Реалізація спільної роботи з документами для малого бізнесу є таким самим важливим завданням, як і для середнього та великого. Часто вона ускладнюється тим, що частина співробітників подібних компаній (наприклад, бухгалтер) знаходяться "на відстані", і в офісі робочих місць у них немає. Буває, що і офісу не існує, і всі співробітники працюють з дому. При цьому очевидно, що великі системи, що переважають на ринку, з недешевим впровадженням не підходять для СМБ - керівнику маленького підприємства немає сенсу платити за зайвий функціонал, немає свого майданчика з потужним сервером і адміністраторів, готових таку СЕД налаштовувати і підтримувати.

СМБ доводилося задовольнятися роботою з документами за допомогою звичайних офісних редакторів та електронної пошти. Однак пересилання, спільна розробка та узгодження документів у такий спосіб не лише не допомагають вирішити основні завдання малого бізнесу, а й значно ускладнюють їх. У керівника немає чіткого розуміння, де й у якому стані перебуває потрібна редакція документа, коли та які правки до неї було внесено. Все це породжує хаос і змушує витрачати зайвий час на впорядкування та контроль.

Завдяки розвитку хмарних сервісів на ринку почали з'являтися системи, призначені для вирішення проблеми організації спільної роботи з документами саме для невеликих підприємств. Одним із таких рішень є хмарна система електронного документообігу Docloud.

Як "хмари" змінюють СЕД

Хмарні технології(англ. cloud computing, також використовується термін "хмарні обчислення") - технологія обробки даних, за якої комп'ютерні ресурси та потужності надаються користувачеві як сервіс, доступний через інтернет. Користувач має доступ до власних даних і при цьому не повинен піклуватися про інфраструктуру, операційну систему та власне програмне забезпечення, з яким він працює.

Стосовно СЕД це означає, що для використання системи не потрібно закуповувати дороге обладнання, проводити впровадження та відправляти співробітників на навчання. Для доступу до всіх можливостей та функцій сервісу достатньо реєстрації на сайті. Користувач платить тільки за той обсяг ресурсів, який йому потрібен, і може зайти в систему з комп'ютера, планшета або смартфона будь-якої миті, де б він не знаходився.

Що вміє хмарна СЕД

Розглянемо основні функціональні особливості системи.

Почнемо з того, що система дозволяє зберігати та систематизувати будь-які документи за видами чи напрямками. Для цього необхідно лише перенести їх з ПК або зі сканера в систему і, при необхідності, додати коментарі або вказати додаткові метадані. Варто відзначити, що вкладені файли основних текстових форматів (TXT, RTF, DOC) можна переглядати прямо з системи, не скачуючи на пристрій і не маючи ПЗ, необхідного для перегляду такого типу файлів. Наприклад, зі смартфона, на якому не встановлені програми для роботи з файлами, можна переглядати файли word і excel. Це значно спрощує роботу з планшетів та мобільних пристроїв.

Також керівник може швидко та легко налаштувати параметри доступу, визначивши, які працівники можуть бачити чи редагувати певні документи.

Для спрощення роботи з типовими документами у системі передбачено створення шаблонів. З їхньою допомогою можна значно полегшити процес створення та наповнення таких часто затребуваних документів, як "рахунок-фактура" або "акт".

Важливою функцією організації документообігу є узгодження та затвердження документа, тому її реалізація має бути зрозумілою та простою. У Docloud документ можна надіслати на погодження відразу після створення, вказавши співробітників, від яких потрібне узгодження або внесення правок, вся інформація про рух документа, його поточну версію та статус завжди доступна всім користувачам, що працюють з ним.

Швидкий та зручний повнотекстовий пошук дозволяє знаходити потрібні документи щодо змісту вкладених у них файлів, а параметричний пошук у папках дає можливість відбору за необхідними параметрами.

Що дає хмарна СЕД

Розглянемо переваги хмарних рішень для СМБ. По-перше, при використанні такого програмного забезпечення компанії не доводиться платити за впровадження системи. У Docloud вже надано рішення, що містить все необхідне. Увійшовши в систему, користувач виявить налаштовані за напрямками діяльності компанії папки, побачить основні види документів, що часто використовуються, і зручне рішення для їх перегляду. Всі документи, які вже закладені в систему, закривають більшу частину потреб будь-якої невеликої компанії, а при необхідності їх можна скоригувати.

По-друге, інтерфейс Docloud дозволяє будь-якому користувачеві відразу почати роботу з системою - всі основні дії роботи з документами він може вивчити в перші дні в ході роботи.

По-третє, при використанні хмарного програмного забезпечення компанії не потрібно платити за підтримку або брати на роботу системного адміністратора, оскільки даний вид сервісу вже включений у вартість ліцензії. У разі виникнення будь-яких проблем користувач може оперативно отримати відповідь від фахівців, а також заглянути на форум технічної підтримки та ознайомитися з варіантами вирішення проблеми від користувачів, які вже з нею зіткнулися.

По-четверте, немає потреби переплачувати за термін використання системи. Гнучка політика ліцензування допоможе вибрати тип підписки та вказати необхідну кількість користувачів. У разі виникнення проблем керівник може призупинити роботу на строк до півроку, щоб повернутися до неї пізніше. При цьому всі налаштування та документи для нього будуть збережені.

Чим "хмари" заманюють гігантів

Ми розглянули вигоди від використання хмарної СЕД для керівників невеликих компаній, однак цей функціонал може бути цікавим не лише для них.

Уявімо керівника одного з відділів великої компанії - його відділу знадобилася недорога і проста система внутрішнього узгодження документів, але СЕД, встановлена в його організації, надто перевантажена функціоналом або не може дозволити йому відокремитися від загальної структури. У такому разі йому підійде Docloud, в якій він зможе реалізувати свої завдання, не розгортаючи додаткових систем в офісах підприємства і не витрачаючи багато грошей з бюджету відділу.

Або уявімо проектну команду, що складається зі співробітників декількох різних організацій, яким необхідно узгоджувати документи між собою. У такій ситуації розгорнути локальне рішення неможливо і можна скористатися системою Docloud. При цьому їм не доведеться купувати дане рішення на довгий термін – обравши оптимальний тариф на час життя проекту, вони можуть припинити використання системи одразу після його завершення.

24-25 жовтня 2012 р. у Москві (Російська Федерація) відбулася XIX Міжнародна науково-практична конференція «Документація у інформаційному суспільстві: «хмарні» технології та електронний документообіг», присвячена теоретичним та практичним проблемам застосування «хмарних» технологій в електронному документообігу, законодавчому та нормативно-методичному забезпеченню управління електронними документами, особливо у зв'язку з електронною міжвідомчою взаємодією та наданням електронних державних послуг.

Традиційно організаторами конференції виступили Федеральне архівне агентство (Росархів), Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНДІДАД) та Російський державний гуманітарний університет (РДГУ), Російське товариство істориків-архівістів (РОІА).

У конференції взяло участь понад 200 учасників – представників Адміністрації Президента Російської Федерації, Апарату Уряду Російської Федерації, федеральних органіввиконавчої влади, органів управління суб'єктів Російської Федерації, органів місцевого самоврядування, архівних установ суб'єктів Російської Федерації, а також представників комерційних організацій, вищих навчальних закладів та наукових установ – з Російської Федерації, Білорусі, України, Литви та В'єтнаму. Республіку Білорусь на конференції представляли молодший науковий співробітник відділу документознавства БелНДІДАД Д.А.Синяк та науковий співробітник БелНІЦЕД Т.В.Моржало.

Відкрив конференцію вступним словом директор ВНДІДАД М.В.Ларін. У своєму виступі він привітав учасників конференції та гостей з-за кордону, а також наголосив на актуальності проведення подібних заходів через існування проблеми застосування «хмарних» технологій в електронному документообігу.

З першою доповіддю, присвяченою правовим проблемам застосування «хмарних» технологій в електронному документообігу, виступив начальник департаменту Управління Президента Російської Федерації з державних нагород, д.ю.н., професор М.М.Куняєв. У своєму виступі він виділив переваги та недоліки застосування «хмарних» технологій в електронному документообігу, де до перших відніс мобільність, зручність використання, економічну ефективність, до других – відсутність правового регулювання цієї проблеми з метою інформаційної безпеки, тобто. використання подібних технологій має бути технічно опрацьовано та мати нормативне закріплення.

Заступник керівника Федеральної архівної агенції, к.і.н. О.В.Наумов у своїй доповіді зупинився на трьох основних проблемах використання електронного документообігу у діяльності організацій. По-перше, на необхідності запровадження єдиних вимог до системи електронного документообігу. Зважаючи на те, що вона використовується в поточній діяльності організації, на стадії діловодства, у неї відсутня архівна складова. По-друге, реформа державного управління 2004 р. не наділила жодного органу повноваженнями у виробленні державної політики у галузі діловодства. І, по-третє, електронні документи до архівістів дійдуть ще скоро. Документи постійного терміну зберігання, як і раніше, створюються на папері. І як наслідок, на думку О.В.Наумова, настав час відповідати на запитання: «Що таке електронний документ?», «Які формати документів, що передаються на державне зберігання?», «Які терміни їхньої передачі?». Резюмувавши сказане, О.В.Наумов висловив небезпеку витіснення архівістів із архівів ІТ-фахівцями.

Більшість пленарного засідання зайняли виступи представників компаній, що спеціалізуються на застосуванні «хмарних» технологій та впровадженні електронного документообігу в організаціях.

Голова правління ТОВ «Фірма «АС» А.Н.Авдєєв у своїй доповіді зробив основний акцент на перегляд існуючих діловодних та архівних понять. Зокрема, особливу увагу він приділив запровадженню нового поняття «документоорієнтований оборот».

Керівник відділу роботи з партнерами Департаменту стратегічних технологій компанії «Microsoft» Д.Марченко висвітлив міжнародний досвід компанії щодо застосування «хмарних» технологій у діяльності організацій. У своєму виступі він звернув увагу на випадки, коли найефективніше використовувати «хмарні» технології, переваги та недоліки даних технологій, зазначивши, що нещодавно вийшла нова версія Windows 8 значною мірою інтегрована з "хмарними" технологіями.

У виступі Т.П.Грибулі, директора з продажу ТОВ «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр», було висвітлено досвід та практику управління архівами «в хмарах». У цьому контексті були представлені три продукти, пропоновані компанією, із зазначенням їх основних параметрів: i-архів, IT-архів і e-архів.

Порівняння недоліків та переваг електронних архівів порівняно з архівами паперових документів було відображено у доповіді директора ТОВ "1С-Ефективність" Є.В.Пітоліна.

Цікавий підхід до проблеми електронного документообігу у своєму виступі наголосив представник ЗАТ "Компанія ІнтерТраст" В.Іпатов. Зокрема, він визначив систему електронного документообігу (СЕД) як систему документування діяльності на користь управління, а Enterprise Content Management (ECM) як систему управління неструктурованою інформацією. Крім цього В.Іпатовим були озвучені ключові вимоги до управління документами, серед яких скорочення ручних операцій, зниження операційних витрат, відповідність вимогам зовнішнього регулювання, що змінюються, і головне – орієнтованість на вимоги бізнесу. Підсумовуючи, В.Іпатов зазначив, що наразі відбувається зміна ролі «керуючого документами»: від реєстрації та обліку до прямої участі у створенні бізнес цінностей, відкритті нових зон відповідальності, органічному включенню СЕД до загальної інфраструктури забезпечення ділової діяльності організації.

У доповіді І.В.Скородумова, начальника відділу електронного уряду ТОВ «Електронні офісні системи», було озвучено основні параметри хмарного сервісу «О7.ДОК», з якого здійснюється надання послуг хмарного електронного документообігу органам державної влади, місцевого самоврядування та іншим організаціям. Також у доповіді було відображено переваги хмарної сервісної моделі, серед яких відсутність потреби у власній інфраструктурі та спеціалістів із супроводу, нижча потреба в інвестиціях, низька вартість володіння, ефективне використання бюджетних коштів на інформатизацію та ін.

З доповіддю про державну політику США з управління офіційними документами виступив директор ВНДІДАД, д.і.н., професор М.В.Ларін. Він проаналізував низку нормативних правових актів США з питань управління документами, зокрема й у електронному вигляді. Найбільш детально їм було представлено Президентський Меморандум про управління урядовими документами, підписаний 28 листопада 2011 р. У ньому знайшли відображення мети та завдання федеральних агентств з питань управління документами:

впровадження електронного діловодства з метою забезпечення безпеки, прозорості та ефективності;
до 2019 р. керування всіма електронними документами з постійним терміном зберігання;
запровадження механізму відповідальних посадових осіб;
проведення навчання у сфері управління документами;
складання переліків документів та подання їх до Національних архівів США.

У своєму виступі М.В.Ларін особливо наголосив на необхідності у формулюванні критерію необхідного та достатнього між паперовими та електронними документами.

Особливий інтерес учасників конференції викликала доповідь ректора Університету Ханойського Внутрішніх Справ (В'єтнам), к.і.н. Чьеу Ван Кіонга, присвячений застосуванню ЕД в управлінській діяльності організацій. Згідно з інформацією Чьеу Ван Кіонга, проблема юридичної значущості ЕД у В'єтнамі все ще не вирішена, тому в більшості випадків документи зберігаються на папері. Разом з тим, починаючи з 2005 р. з метою скорочення кількості адміністративних процедур соціальні послуги надаються в режимі онлайн, інші види послуг – в режимі «одне електронне вікно».

Ще один аспект застосування «хмарних» технологій в органах державної влади Російської Федерації був представлений у доповіді завідувача кафедри документаційного забезпечення управління Поволзького інституту управління ім. П.А. Столипіна, к.і.н., професора А.В.Єрмолаєва. У виступі особливо приділено увагу необхідності забезпечення повноти, достовірності, актуальності та доступності офіційної правової інформації в електронному вигляді. Одночасно з цим було проаналізовано поняття інформації, що міститься у різних нормативних правових актах РФ, а також методи використання ІТ-технологій у роботі зі зверненнями громадян.

Питання забезпечення збереження документів Національного архівного фонду України в умовах впровадження електронного документообігу було розкрито у доповіді директора Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (УНІДАДД) О.Я.Гараніна та заступника директора Центрального державного електронного архіву України (ЦДЕА України), к. в. Ю.С. Ковтанюка. Розкриваючи цю проблему, А.Я.Гаранін зазначив, що в Україні ще немає чіткого розуміння терміну електронного уряду, водночас існує його аналог – е-правління (укр. «електронне урядування»). Водночас у доповіді було озвучено плани науково-дослідної та методичної роботи ЦДЕА України, серед яких розробка порядку прийому-передачі документів особового походження в електронній формі до ЦДЕА України, порядку створення уніфікованого інформаційного об'єкта, проведення обліку та опису електронних документів, що знаходяться на зберіганні в ЦДЕА України та ін. Підсумовуючи А.Я.Гаранін зазначив, що на сьогоднішній день в Україні немає належної системи, яка б забезпечила безпеку всьому. життєвому циклуелектронний документ.

Представником Литви – докторантом факультету комунікації Вільнюського університету, головним спеціалістом Відділу нагляду за документообігом Нового державного архіву Литви Дануті Контримавічене – було представлено досвід Литви з управління електронними документами. Так, було представлено законодавчу базу Литви з управління електронними документами, вимоги до логічної та фізичної структури упаковки електронного документа, змісту електронного документа та формату файлів. Окремо слід зазначити, що у Литві для створення електронних цифрових підписів прийнято рішення використати формат XAdES. Крім цього, у доповіді були озвучені деякі вимоги до доступу до документів в інформаційній системі електронного архіву.

Порівняльний аналіз визначень поняття «електронний документ» у нормативних актах Російської Федерації, країн СНД та Латвії був представлений у доповіді заступника директора ВНДІДАД, к.і.н., доцента В.Ф.Янкової. У виступі В.Ф.Янкова вказала відсутність фактичних робіт, які б описали структуру електронного документа під час передачі на архівне зберігання. На думку В.Ф.Янкової, поки цього не буде зроблено, складно буде пропонувати будь-які підходи для вирішення проблеми передачі електронного документа на архівне зберігання.

Завершився перший день конференції виступом Є.В.Злобіна, представника Архіву Російської Академії наук, к.і.н., доцента. Свій виступ він почав із запитання: «А чи потрібні хмарні технології історикам та архівістам?». На його думку, економічно ефективніше буде докупити кілька вінчестерів, а не закуповувати дорогі «хмарні» технології. "Хмарні" технології призначені для обміну інформацією у великих обсягах, що не зовсім підходить для бюджетних архівів. Можливо, це лише маркетинговий хід – резюмував Є.В.Злобін.

Другий день конференції відкрила завідувачка відділу документознавства ВНДІДАД В.С.Ірітикової доповіддю про принципи організації документообігу, його предметну сутність, завдання електронного документообігу, яку було доповнено доповіддю доцента кафедри ДНЗ Поволзького інституту управління ім. П. А. Столипіна (м. Саратов), к.і.н. Є.А.Плешкевича про проблему використання понять електронний документообіг та електронний уряд.

Пленарне засідання продовжила провідний експерт із управління документацією ТОВ «Електронні офісні системи», к.і.н. Н.А.Храмцовська з доповіддю про підсумки роботи Конгресу Міжнародної Ради Архівів у Брісбені, необхідність переосмислення ролі архівної справи в електронну епоху та створення нової Концепції розвитку архівної справи.

Ряд виступів другого дня конференції містив конкретний практичний досвід організацій із впровадження систем електронного документообігу, а також відображав пов'язані з цим питання проблеми. Перспективи формування документальних та архівних фондів органів державної влади суб'єктів Російської Федерації в умовах електронного документообігу (з прикладу Саратовської області) були представлені начальником Управління у справах архівів управління справами Уряду Саратовської області, к.і.н. Є.Ю.Кошельової. Практичним досвідом впровадження електронного інформаційного обміну з органами Пенсійного фонду Російської Федерації у Національному архіві Республіки Карелія поділилася заступник директора Державної казенної установи Республіки Карелія «Національний архів Республіки Карелія» І.А.Путешова. Впровадження та розвитку системи електронного документообігу з прикладу комерційної організації було розкрито у доповіді начальника відділу документаційного забезпечення ЗАТ " Сибірська Сервісна Компанія " В.А.Чеботовой.

Питання доповідачів та дискусія учасників конференції свідчили про велику актуальність теоретичних, методичних та технологічних проблем оптимізації документообігу, на вирішення яких мають бути спрямовані подальші зусилля наукової та професійної спільноти.

Із заключним словом виступила В.Ф.Янкова, яка зауважила, що існуючий поділ підходів архівістів та IT-фахівців до термінології починає зникати. Фахівці цих областей стали краще один одного розуміти і цей взаємний рух. Одночасно з цим настав час активніше переосмислювати і популяризувати теорію документознавства, що має на увазі глибше теоретичне осмислення проблем, що пролунали на конференції.

Соб. інф.

У Росії останнім часом відбуваються значні зміни у галузі автоматизації документообігу та діловодства. Експерти відзначають активну зацікавленість державних органів у використанні переваг, які дає електронний документообіг. Також помітне зростання популярності мобільних рішень для організації СЕД. Проте не менш значущим трендом, який зараз спостерігають усі експерти і який значно впливає на вітчизняну галузь автоматизації документообігу, є СЕД у форматі SaaS.

Донедавна в нашій країні, на думку експертів, зростання проникнення хмарнихсервісів багато в чому перешкоджало те, що рівень розвитку інфраструктури та пропускна спроможність каналів зв'язку не дозволяли надавати «хмарні» послуги на належному рівні. Але все змінюється стрімко: швидке поліпшення охоплення та технічних характеристик інфраструктури, необхідної для організації доступу до мережі, призводить до того, що все більший інтерес і все більшого поширення набувають рішення, засновані на «хмарних» технологіях.

Серед них – можливість реалізації сервісів з організації СЕД, заснованих на принципі SaaS, при якому користувач отримує доступ до продуктів за принципом підписки і сплачує не за придбання ліцензії на відповідне ПЗ, а за використання продукту в обсязі, який йому необхідний.

Тренд «догляду» в «хмари» сервісів з організації електронного документообігу і, зокрема, надання рішень за моделлю SaaS став одним з основних у галузі, що розглядається. Цей напрямок, звичайно, має свої безумовні плюси як для тих, хто надає ці послуги, так і для користувачів сервісів, організованих за вказаною моделлю. Разом з тим, експерти говорять про те, що залишилося ще багато питань щодо того, як організовувати схему продажу послуг за моделлю SaaS, як формувати ціну за такої моделі роботи і так далі.

Відзначаючи існуючі аспекти, які необхідно подолати для успішного розвитку такої моделі споживання послуг, як SaaS, стосовно безпосередньо до СЕД, учасники ринку вказують наступне: «Перед нами як перед виробником і постачальником рішення стоїть важливе питання, як при наданні послуги за цією моделлю організувати оптимальний рівень технічної підтримки, щоб користувачі могли продуктивно користуватись нашими рішеннями. Ми прагнемо спростити роботу з продуктами як за рахунок типових налаштувань рішення та дружнього інтерфейсу, так і шляхом формування методичних рекомендацій та матеріалів, що дають можливість користувачеві самостійно вирішувати питання, що виникають при організації документообігу в електронному вигляді», - розповідає генеральний директор компанії ЕОС ПВ Яковенко Віталій.

Експерти також кажуть, що при роботі з програмними продуктами за моделлю SaaS існує складність, пов'язана з необхідністю забезпечення стійкості до відмови системи на рівні інфраструктури для того, щоб забезпечити коректну роботу з продуктом у «хмарному» середовищі. Існує також певні бар'єри з боку самих користувачів, хоча багато в чому ці бар'єри носять психологічний характер. Споживачам часто складно прийняти те, що внутрішня інформація у межах електронного діловодства зберігається «десь там, на невідомих серверах». Питання безпеки інформації та її недоступності для сторонніх осіб за умови роботи в «хмарах» на сьогоднішній день є чи не основним, що хвилює потенційних споживачів «хмарних» сервісів. Експерти при цьому кажуть, що забезпечення достатнього рівня безпеки у «хмарному» середовищі цілком можливе (наприклад, за рахунок організації VPNна рівні каналів зв'язку та укладання SLAоператором для того, щоб мінімізувати ризики витоку або втрати інформації).

Веб-сервіси, що активно поширюються в корпоративному секторі, починають впливати і на розвиток сфери електронного документообігу. Незважаючи на те, що поки невеликий відсоток суб'єктів бізнесу використовує Системи електронного документообігу, побудовані за моделлю SaaS, для деяких організацій «хмарні» СЕД стають єдиною можливістю розумного управління ресурсами та витратами.

На думку фахівців, тенденція розміщення СЕД в «хмарах» найближчим часом посилюватиметься, особливо серед суб'єктів середнього та малого бізнесу. Таким організаціям не потрібно організовувати власні сервери, ЦОДи, навчати користувачів і навіть нічого не потрібно впроваджувати. Витрати у разі пропорційні використанню. Можна будь-якої миті змінювати кількість користувачів та інші параметри рішень. СЕД із «хмари» у цих випадках може стати ідеальним варіантом.

Щодо великих компаній, фахівці впевнені, що їх СЕД розвиватимуться у так званих «приватних» хмарах, що дозволяють централізувати кошти документообігу територіально розподілених компаній в єдиному дата-центр.

Законодавча діяльність у галузі електронного документообігу та інтерес до цієї теми з боку керівництва країни також позитивно впливають на розвиток технологій захищеного обміну документами, в тому числі, заснованого на «хмарних технологіях». Той факт, у країні законодавчо затверджено можливість виставлення та отримання електронних рахунків-фактур призведе до появи нового «хмарного» сервісу в особі операторів СЕД, які контролюватимуть процес руху документів і мають повноваження засвідчувати рахунки-фактури.

Однак поки що процес освоєння «хмарних сервісів», у тому числі й у галузі документообігу, сповільнюється тим, що у користувачів досі виникають страхи та сумніви щодо їхньої безпеки.

Насправді більшість причин, якими компанії відгороджують себе від використання web-сервісів, не мають під собою логічного обґрунтування.

Так, наприклад, багато хто вважає, що «хмарні обчислення» - явище нове, а тому маловивчене та небезпечне. Насправді розвиток «хмар» почався ще в ті далекі роки, коли комп'ютери були величезними машинами і займали кілька приміщень, а то й поверхів. Весь цей час ці сервіси називали онлайн-сервісами та використовувалися для спілкування, зберігання різної інформації, фотографій, відео, резервних копійданих. Але метафора «хмара», що виникла звідкись, ввела користувачів у замішання і породила недовіру до вже перевірених часом послуг.

Іншою причиною небажання використовувати «хмарні сервіси» в діяльності компанії часто стає впевненістю в унікальності своїх бізнес-процесів і неможливості їх автоматизації за допомогою «хмар». Тут існує 2 шляхи вирішення:

Аналіз бізнес процесів з метою визначення, чим зумовлена їхня «унікальність». Часто причиною того, що бізнес-процеси організації відрізняються від стандартних, є дотримання традицій, на практиці означає, що бізнес-процеси вже давно не переглядалися і не оптимізувалися.
Другий варіант передбачає кастомізацію хмарного сервісу. Так, використання інфраструктури як сервіс дозволяє створити віртуальний пул ресурсів, куди можна встановлювати звичне ПЗ. Або як сервіс можна використовувати програмну платформу, а необхідний додаток у такому разі конструюється відповідно до індивідуальних особливостей бізнес процесів організації.

Ще один комплекс страхів пов'язаний з питанням контролю за інформацією, що зберігається в «хмарі»: дані зберігаються незрозуміло де вони можуть загубитися стати доступними конкурентам, їх можуть вкрасти.

Насправді всі питання, пов'язані з інформаційною безпекою, можна вирішити, висвітливши їх у контракті, регламенті, угоді або іншому документі, що визначає обсяг послуг (SLA – service level agreement). У ньому можна визначити рівень надання сервісу, відповідальність оператора за порушення порядку надання сервісу, нормативи відновлення даних після збою. Причому найчастіше буває так, що хмарні провайдери можуть забезпечити набагато оперативніше відновлення системи, аніж фахівці ІТ-служби конкретної компанії. Відповідальність за послуги, що надаються сервіс-провайдером, визначається на рівні юридичної особи, і важливою частиною безпеки є угода про нерозголошення (Non-Disclosure Agreement), яка юридично захищає дані. У ньому прописуються зобов'язання сторін та відповідальність за розголошення даних. Природно сервіс-провайдери, які вклали серйозні кошти в організацію бізнесу, всіма силами уникатимуть порушень, оскільки вся їхня діяльність побудована на довірі.

Щодо питань доступу до даних інших користувачів, тут варто дізнатися у оператора, як організовано спільне використання ресурсів. Варіантів реалізації безліч. І насправді найчастіше користувачі мають можливість контролювати свої дані, головне грамотно цей контроль здійснювати.

Крім того, від таких загроз, як розкрадання даних, DDoS-атакиі навмисна «поломка» сервісу не застраховані і традиційні рішення, і великої різниці, чи встановлено сервер в офісі у замовника чи дата-центрі, немає. Але, намагаючись отримати доступ до даних, що зберігаються у сервіс-провайдера, зловмисники зіткнуться з професійними апаратно-програмними засобами захисту (наприклад, пристроями Cisco ASA 5500 Series та IronPort), зі спеціалізованими рішеннями для захисту на рівні додатків, досвідченими системними адміністраторами, які займаються виключно питаннями безпеки.

Проблему недовіри оператору можна вирішити, наприклад, за допомогою незалежної сертифікації хмарних рішень. Процедура може бути як добровільна, і обов'язкова. Так, у США існує кілька стандартів сертифікації, які використовуються для забезпечення відповідності вимогам управління організацією, безпеки, доступності сервісу, цілісності обробки даних, конфіденційності. Глобальна природа Інтернету передбачає, що провайдер юридично і фізично може розташовуватися у будь-якій точці світу, аби його умови задовольняли вимогам клієнта. Тому відповідність оператора суворому хмарному стандарту іншої країни може розглядатися як його конкурентна перевага.

Якщо ж говорити про питання, які можуть реально виникнути при використанні хмарних рішень, то тут можна зробити як мінімум 2 зауваження.

1. Не всі інформаційні системиможуть бути переведені у хмару. Хмарний варіант існування для деяких із них просто недоцільний. До таких систем можна віднести: системи, що працюють з виробничим та іншим специфічним обладнанням, у тому числі системи реального часу, високоінтегровані системи, рекомендовані системи, розроблені 15-30 років тому. Дані системи можуть використовувати застаріле обладнання, які більше не підтримуються. операційні системита платформи. Часто сам розробник вже припинив їхню підтримку; системи, які забезпечують життєдіяльність підприємства. Це системи, які можуть призвести до катастрофічних наслідків або втрати бізнесу. Наприклад, для банку такою системою є АБС.

2. Проблема надійності з'єднання з Інтернет-провайдером. Під час використання онлайн-сервісів компанія потрапляє у залежність від доступності, швидкості, надійності інтернет-з'єднання. Щоб оцінити цей ризик, потрібно визначити його ймовірність і збитки (наприклад, за допомогою оцінки статистики та проблем, що виникали в минулих періодах). Найочевидніший варіант мінімізації цього ризику – організація резервного з'єднання.

Насправді задуматися про використання web-сервісу для роботи з документацією варто, якщо:

в організації стрімко зростають обсяги документообігу. Онлайн сервісидозволяють швидко та досить ефективно автоматизувати управління потоками документів з такими перевагами, як нижчі витрати на придбання та простіше адміністрування ІТ-системи. Постачальник відповідає за управління інфраструктурою та підтримку сервісу, користувачеві не доводиться щось купувати, підтримувати чи керувати чимось. Вважається, що у більшості випадків великі підприємства можуть потенційно заощадити понад 50% витрат на інфраструктуру та керування порівняно з традиційним впровадженням програмного продукту, обравши для керування документами модель SaaS. Для невеликих компаній автоматизація документообігу у вигляді «хмарної» СЕД вийде ще менш витратною, т.к. відносна вартість інфраструктури, а також вартість адміністрування при цьому помітно знижуються.
напрямок бізнесу компанії, що швидко розвивається. Використання СЕД із «хмари» може значно зменшити витрати компанії на управління програмним забезпеченням: зміни в системі відбуваються одночасно для всіх без встановлення додаткового ПЗ. Постачальник рішення здійснює оновлення на сервері, які миттєво стають доступними через Web-доступ, тому оновлення версій проходить непомітно для експлуатанта і додатково не оплачується.
Ви не хочете витрачати гроші та час на проведення закупівельних процедур, переговорів, тестування, виконання робіт з впровадження та налаштування. Вибираючи хмарну СЕД, замовник побачить додаток у роботі вже в період тестової експлуатації, терміни впровадження будуть набагато меншими, а окупність настане набагато раніше.
у Вашій організації досить багато транзакцій. «Хмарні» системи документообігу зазвичай дозволяють автоматизувати як внутрішній документообіг організації, а й рух документів між різними організаціями, що досить актуально нашого часу. Якщо компанія активно працює з клієнтами, постачальниками, партнерами, web-сервіс для роботи з документами може стати для неї ідеальним варіантом.

Так чи інакше, перехід на використання «хмарних рішень» має стати для компанії еволюцією, а не революцією: вибір, встановити сервери та програмне забезпечення у себе, скористатися «хмарним» сервісом або вибрати гібридну модель, є завжди.

Тести та огляди