As conversas sobre gestão documental através de modelos de TI em nuvem começaram há cerca de cinco anos, altura em que começaram a surgir no mercado as primeiras ofertas. Naquele momento, muitos especialistas afirmavam que era a direção do EDMS que poderia se tornar uma das líderes entre os diversos tipos de sistemas aplicativos empresariais em termos de utilização de serviços em nuvem, mas rapidamente ficou claro que essas previsões não se concretizaram. Houve algum progresso aqui, é claro, mas não tão rápido como inicialmente visto.

Qual é a situação atual com o uso de sistemas de gerenciamento de documentos em nuvem? Quais são as tendências, quais são os desafios e como estão sendo enfrentados? Para obter respostas a essas perguntas, recorremos a especialistas - desenvolvedores e usuários de ferramentas EDMS/ECM.

Modelos de nuvem de uso de EDMS

A computação em nuvem é um conceito geral que implica que o cliente, de uma forma ou de outra e em determinados formatos, utiliza determinados recursos computacionais do fornecedor de TI em regime de locação. Esta formulação mostra que o nível de nebulosidade dos sistemas de TI pode variar num intervalo bastante significativo, e este nível muitas vezes não é determinado por qualquer característica, mas é multiparamétrico.

Provavelmente, essa natureza multiparâmetro é especialmente típica da área de gerenciamento de documentos. Afinal, várias opções de modelos de nuvem podem ser usadas aqui, por exemplo, SaaS (serviços de nuvem prontos pelos quais os provedores de nuvem são inteiramente responsáveis) ou colocação de soluções locais tradicionais em uma infraestrutura de nuvem IaaS (então o provedor é responsável para a infraestrutura, mas não para a solução de software em si). Esquemas híbridos também são possíveis, quando a solução EDMS é implantada nas instalações do cliente e a nuvem é usada como armazenamento de documentos. Então, o que queremos dizer com a definição de “EDMS em nuvem” ou “fluxo de documentos nas nuvens”, quais modelos são mais procurados no mercado?

O Diretor de Marketing da DIRECTUM, Vasily Babintsev, confirma a demanda dos clientes por diversas opções de nuvem, sendo a principal delas uma solução SaaS em nuvens públicas e privadas. Segundo ele, os clientes estão considerando tanto soluções IaaS em nuvem privada baseadas em um sistema local convencional, quanto esquemas híbridos com a remoção de algumas funções de negócios fora dos contornos da nuvem (como digitalização e reconhecimento de documentos, preparação de relatórios complexos, troca de documentos com contrapartes, armazenamento de documentos a longo prazo). Separadamente, ele observa que, como parte da implementação de modelos de nuvem, os fornecedores de EDMS podem usar parcerias com provedores de serviços, mas a demanda generalizada por soluções de EDMS por meio de fornecedores ainda não é visível.

O gerente de desenvolvimento de negócios da DoxVision, Alexey Rozhdestvensky, acredita que é mais correto entender o termo “EDMS em nuvem” como um modelo SaaS, que, em comparação com a opção tradicional local, muda fundamentalmente a relação entre consumidor e fornecedor, incluindo a implementação e operação esquema do sistema. Neste caso, o EDMS na nuvem se torna mais como uma versão online de uma solução de assinatura in a box que não requer instalação, configuração, treinamento demorado e manutenção. Sim, observa ele, os clientes às vezes transferem a solução local para a infraestrutura em nuvem, mas isso praticamente não afeta os princípios de trabalho com o próprio EDMS. Os fornecedores de soluções SaaS podem ser fornecedores e seus parceiros, e as opções para sua interação podem ser diferentes. Na maioria das vezes, o fornecedor de nuvem hoje são parceiros de implementação tradicionais que se concentram em versões in a box do EDMS, em vez de projetos personalizados complexos.

Considerando a diversidade do escopo das aplicações EDMS e o fato de que o mercado de EDMS em nuvem ainda está em fase de formação, os fornecedores devem estar prontos para trabalhar com diferentes modelos dependendo das necessidades do cliente, tem certeza Ilya Ipatov, consultor líder da InterTrust. Segundo ele, o principal direcionamento ainda é a opção SaaS, quando o produto está localizado em recursos externos (em nuvem privada ou pública) e é utilizado por meio de uma interface web ou de um cliente grosso instalado no local de trabalho do usuário. O usuário só precisa passar pela identificação e começar a trabalhar com sua cópia do sistema – na configuração que solicitou. Ele pode configurar o sistema de forma independente ou com a ajuda dos especialistas do fornecedor. A vantagem fundamental da opção SaaS, segundo Ilya Ipatov, é que ela resolve essencialmente automaticamente todos os aspectos do escalonamento do sistema (aumentando a capacidade, fornecendo espaço em disco adicional ou conectando novos usuários), enquanto não há necessidade de celebrar um novo contrato e aguarde o fornecimento de licenças do fornecedor - na nuvem. Para isso, existem configurações simples para o sistema de faturamento.

Ele observou que hoje poucos desenvolvedores russos de EDMS podem criar seu próprio data center para implantar um serviço SaaS. Normalmente, o fornecedor encontra e aluga de forma independente a capacidade do data center e, em seguida, promove e vende serviços e replica o sistema. Mas, ao mesmo tempo, o proprietário de um data center pode se tornar um parceiro – então, após treinar sua equipe, o data center atua como um provedor de serviços, vendendo uma solução de um determinado fornecedor e talvez vários produtos de diferentes desenvolvedores. Segundo Ilya Ipatov, um modelo parece bastante promissor quando o fornecedor utiliza recursos de um data center externo, mas antes de implantar o sistema, realiza uma pesquisa especial com o cliente em seu site. Além disso, o cliente também pode ser um fornecedor de EDMS na nuvem, caso crie uma nuvem privada e posteriormente forneça o serviço às suas próprias subsidiárias ou organizações externas.

Dmitry Shmailov, chefe do departamento de desenvolvimento de soluções ECM da ELAR, concorda que o conceito de “EDMS em nuvem” ainda está associado principalmente ao SaaS e acredita que a principal inovação dos esquemas de nuvem é a terceirização dos próprios sistemas de gerenciamento de documentos. “Hoje, essa abordagem encontra cada vez mais compreensão e aceitação por parte das empresas, principalmente pela perspectiva de redução de custos com base no critério de custo total de propriedade”, afirma. “Existem empresas de TI no mercado russo que possuem experiência para fornecer um serviço seguro e confiável; na maioria dos casos, os fornecedores de tais soluções são integradores, que geralmente trabalham em estreita colaboração com os fornecedores e possuem uma gama de serviços que o cliente necessita. ” O especialista observa que a implementação de um esquema híbrido e a integração de um serviço em nuvem com uma arquitetura on-premises pode se tornar uma alternativa para aqueles clientes que desejam deixar a última palavra para si. Uma opção promissora também é utilizar a nuvem como armazenamento eletrônico. Mas a escolha do modelo de implementação geralmente depende do CIO e do serviço de segurança da informação da empresa.

A situação atual com o uso de EDMS em nuvem

Quão populares são as nuvens entre os clientes hoje? A julgar pelas respostas dos nossos especialistas, esta direção está, sim, na fase inicial de formação, mas há um crescimento cada vez mais constante na participação da nuvem no mercado de EDMS.

Alexey Rozhdestvensky fala sobre isso, em particular: “O mercado de EDMS em nuvem na Rússia ainda está em sua infância e hoje há muito poucos participantes nele. Isto se deve ao fato de que ainda há muito pouca demanda por parte dos clientes por tais soluções, muitos estão apenas olhando para as nuvens e, no máximo, realizando pequenos projetos piloto lá, não se fala ainda em grandes implementações de nuvens; Se falarmos de tendências, observo que a nuvem está começando a ser levada a sério, nossos clientes estão cada vez mais nos pedindo para prepararmos um cálculo do custo de aluguel de infraestrutura de nuvem para seus projetos.” Para ele, hoje as soluções em nuvem interessam principalmente às empresas comerciais que não possuem requisitos rígidos de segurança, como no setor público, e que durante uma crise precisam otimizar ao máximo seus custos sem perder eficiência.

Vasily Babintsev enfatiza que, ao implementar projetos de EDMS, os clientes são guiados principalmente por questões de eficiência econômica, ao mesmo tempo que demonstram uma cautela compreensível em relação a novas ideias. Ele citou dados de pesquisas que sua empresa conduziu entre clientes em 2014–2016: o maior interesse em modelos SaaS foi demonstrado por representantes do setor de pequenas e médias empresas e organizações de Moscou (não importa se eles usam um EDMS ou não). As empresas que já possuem um EDMS são mais conservadoras na hora de mudar a arquitetura e preferem permanecer no modelo local. As grandes empresas estão considerando usar SaaS ao conectar novas funções de negócios. Todas as empresas, independentemente da categoria e tamanho, ainda têm receio de transferir parte dos seus processos de negócio para fora (nuvens públicas), especialmente no setor financeiro. Mas as pequenas empresas, devido a limitações na infra-estrutura de TI, em alguns casos estão a forçar a transição para a troca de documentos electrónicos baseada na nuvem com contrapartes empresariais. Os grandes clientes que usam serviços em nuvem ainda armazenam documentos em seus sistemas corporativos fechados.

Dmitry Shmailov faz uma avaliação mais otimista: “Na Rússia, muitas empresas estão migrando para a nuvem”. Ao mesmo tempo, ele confirma que os clientes SMB estão fazendo isso de forma mais ativa; A tendência de incluir serviços em nuvem na estratégia de TI de grandes empresas e agências governamentais tornou-se perceptível apenas recentemente.

Existem, no entanto, outros pontos de vista. “Acreditamos que as grandes e médias empresas não estão preparadas para o modelo clássico de EDMS na nuvem”, afirma Viktor Weinstein, CEO da Business Logic (IT Group). - A implementação clássica de um EDMS moderno é inicialmente uma solução em nuvem; a nuvem privada em que está localizado “vive” com o cliente em seu data center. Do ponto de vista tecnológico, uma solução em nuvem significa que ela pode ser dimensionada usando o modelo de nuvem, adicionando poder computacional e sistemas de armazenamento. Quanto às pequenas empresas, elas realmente não precisam de um EDMS especializado, mesmo na nuvem, no momento. Na minha opinião, as pequenas empresas prestarão atenção ao EDMS especializado (nuvem) se tiverem funcionalidade integrada para fluxo de documentos legalmente significativo, incluindo, é claro, assinatura eletrônica. Agora, no segmento de grandes empresas, não há necessidade de EDMS baseado em nuvem, e a hora das pequenas empresas ainda não chegou.”

O que atrai clientes para a nuvem?

De acordo com nossos especialistas, o principal atrativo do EDMS em nuvem para os clientes é a capacidade de reduzir o custo total de propriedade. Embora seja provável que esta ideia dos méritos das nuvens não seja totalmente correta, e isso cria alguns problemas, uma vez que a realidade nem sempre corresponde às expectativas. Na verdade, é muito importante que as empresas entendam claramente as vantagens e desvantagens dos novos modelos para não fazerem escolhas erradas na escolha da opção de automação de que necessitam.

O chefe do departamento da Universidade Financeira do Governo da Federação Russa, Vladimir Solovyov, entre as possíveis vantagens das nuvens, vê principalmente o componente financeiro: “O principal impulsionador da transferência para a nuvem é a viabilidade econômica. Ou seja, o fluxo de documentos em nuvem pode ser considerado um substituto para o local, seja se a compra de um serviço em nuvem for mais barata do que implantá-lo na infraestrutura da organização, ou se, a um custo comparável, a produtividade do trabalhador aumentar, por exemplo, reduzindo o EDMS tempo de inatividade ou aumentando sua velocidade trabalho. Não é nada óbvio que a opção cloud seja mais barata... Na verdade, é por isso que temos um EDMS para 1.300 usuários implantado dentro da universidade. Mas se a opção de nuvem fosse pelo menos quatro vezes mais barata, então, é claro, eu votaria a favor da nuvem.”

Alexey Rozhdestvensky formulou três vantagens da nuvem com as quais todos os especialistas concordam: 1) redução do custo de aquisição e manutenção de equipamentos; 2) uma infra-estrutura de TI mais flexível que pode ser rapidamente alterada para atender às necessidades do negócio a qualquer momento; 3) garantia de armazenamento seguro de dados fornecida pelo provedor ( backup, sistemas de segurança, etc.).

Esclarecendo essas teses, Dmitry Shmailov enfatiza que as soluções em nuvem proporcionam definitivamente uma redução nos custos de capital e um resultado de sucesso mais garantido na implementação de um EDMS. Quanto aos custos operacionais, a resposta não é tão claramente positiva e, em qualquer caso, aqui é necessário ter em conta não só os custos puramente financeiros, mas também o ganho qualitativo para o cliente. Em particular, é possível poupar dinheiro pagando apenas pelos recursos utilizados e adquirindo rapidamente capacidade para tarefas específicas. As melhorias qualitativas podem estar associadas à garantia da segurança dos documentos e ao acesso seguro aos mesmos. Só agora os clientes russos começam a perceber outras vantagens das nuvens, talvez mais importantes, como o apoio à mobilidade das empresas modernas através da flexibilidade e escalabilidade das soluções em nuvem (ligando o número necessário de utilizadores, independência territorial e temporal). As vantagens do fluxo de documentos em nuvem usando o modelo SaaS também incluem o fornecimento pelo fornecedor de uma solução tolerante a falhas, versionamento unificado para os usuários e, como resultado, padronização do fluxo de documentos e trabalho em uma interface compreensível para os participantes.

Minimizar os custos de capital é especialmente interessante para pequenas e médias empresas, que, via de regra, não possuem infraestrutura própria de TI e grandes orçamentos para compra e implementação de software, mas há restrições à expansão dos serviços de TI, observa Vasily Babintsev . Ao mesmo tempo, têm a oportunidade de ter acesso a soluções de nível empresarial que antes lhes eram praticamente inacessíveis (em termos de preço e complexidade de implementação). Os grandes clientes, na sua opinião, são atraídos para as nuvens pela oportunidade de experimentar novos processos. Os serviços em nuvem permitem, sem alterar a arquitetura atual, testar novas soluções de negócios de sistemas ECM e, se elas se revelarem convenientes e eficazes, implementá-las em sua infraestrutura. Se os novos processos estiverem relacionados ao trabalho com prestadores de serviços externos, essas soluções de negócios ponta a ponta poderão se consolidar no nível da nuvem, enquanto os usuários atuais não perceberão isso, continuando a trabalhar na interface do sistema ECM usual.

No entanto, os clientes precisam ter em mente os aspectos problemáticos do EDMS na nuvem. Falando sobre isso, Ilya Ipatov chama a atenção para o fato de que a capacidade de personalização de uma solução em nuvem é significativamente menor do que no caso de projetos de implementação tradicionais, quando quase todos os requisitos do cliente podem ser implementados. Melhorias exclusivas em uma solução em nuvem são praticamente impossíveis – custarão muito caro. Mas para um EDMS baseado em nuvem não há necessidade de contratar administradores. " Público-alvo O Cloud EDMS é composto por médias e pequenas empresas, bem como por organizações governamentais de nível municipal, acredita ele. - Esta categoria de clientes está disposta a suportar algumas limitações de funcionalidade para receber o custo mínimo dos serviços. Mas os grandes clientes geralmente estão interessados em garantir que a funcionalidade do EDMS seja a mais ampla possível e, ao mesmo tempo, atenda aos requisitos exclusivos e às tradições de fluxo de documentos que se desenvolveram na organização. Dificilmente é possível implementar esta abordagem nas nuvens.”

O que atrapalha e o que ajuda fornecedores e clientes a implementar EDMS na nuvem

A criação de um EDMS baseado em nuvem em si não causa problemas técnicos, dizem os especialistas. As soluções locais já existentes transferem-se bem para a nuvem, e isso geralmente é suficiente para atender às necessidades atuais dos clientes, embora ainda seja necessário otimizar a arquitetura do sistema para a opção de nuvem.

Mas, como observa Dmitry Shmailov, um assunto sério para os fornecedores é que eles precisam se tornar fornecedores ou aprender a cooperar com os fornecedores. As principais tarefas são garantir a resistência a desastres das soluções propostas, a continuidade do acesso ao serviço e a conformidade; com o nível de qualidade dos serviços de acordo com as necessidades do cliente. Além disso, do ponto de vista regulamentar, tendo em conta as condições económicas e políticas em constante mudança, um papel importante é atribuído aos desejos de colocação de centros de dados na Rússia e ao cumprimento dos requisitos de confidencialidade.

São também necessários novos formatos de formalização das relações contratuais com o cliente. “Criamos um novo modelo organizacional para vendas rápidas desde o primeiro contato com o consumidor até o faturamento e criação automática de uma instância cloud do GED. Ou seja, eles mudaram normativamente para o modelo de acordo de adesão (oferta), afirma Vasily Babintsev. - Neste caso o processo ocorre eletronicamente, o cliente começa a trabalhar no sistema no dia da inscrição. É verdade que vale a pena reconhecer que nem todos os clientes estão preparados para trabalhar sem papel, mas isto é uma questão de tempo.”

O principal problema no caminho das nuvens é a desconfiança do cliente. É claro que já não existe uma atitude fortemente negativa em relação às nuvens, como existia há apenas alguns anos, mas a maioria das empresas ainda é cautelosa e, por vezes, claramente excessiva. “Apesar de recentemente muitas questões de segurança terem sido eliminadas e os fornecedores participarem em auditorias e inspeções regulares para confirmar a conformidade com os requisitos das normas e da legislação, a resistência técnica e psicológica não foi completamente eliminada”, explica Vasily Babintsev. - Um dos argumentos é a total dependência dos provedores de Internet (e aqui temos que admitir que será necessária a implantação de canais de comunicação de backup). Às vezes também nos deparamos com o despreparo de especialistas de TI individuais que são tendenciosos para as tecnologias emergentes no mercado, e mesmo vantagens claras na relação custo-benefício nem sempre podem alterar as suas prioridades de segurança.” No entanto, ele admite que tais problemas são um argumento puramente técnico contra as soluções em nuvem devido ao fato de a infraestrutura de TI da empresa cliente conter configurações de segurança específicas. Por exemplo, os clientes podem usar servidores proxy com muitas restrições, e alguns aplicativos em nuvem suportam protocolos específicos e não podem funcionar com todos os tipos de servidores proxy. Além disso, as ferramentas de monitoramento de tráfego e vazamento introduzem atrasos significativos nos aplicativos em nuvem, reduzindo o desempenho e, em alguns casos, tornando-os inutilizáveis.

As empresas enfrentam um dilema: abandonar a nuvem ou adaptar a sua própria infraestrutura de TI aos requisitos dos fornecedores de nuvem. Da mesma forma, os clientes precisam aceitar ou não as condições padrão do SLA (disponibilidade garantida do serviço, tempo para trabalho agendado, informações sobre armazenamento de backup de informações, etc.). Esta questão surge, por exemplo, nos casos em que o SLA existente não é adequado aos clientes e as condições especiais custarão muito mais, o que dificulta o início dos trabalhos. Mas, de acordo com Vasily Babintsev, a prática mostra que muitos problemas são completamente solucionáveis. Os provedores e clientes de sistemas em nuvem estão se aproximando, tentando aproximar os requisitos o máximo possível e desenvolvendo uma infraestrutura comum.

Alexey Rozhdestvensky está confiante de que, para eliminar a desconfiança no EDMS em nuvem, a indústria deve acumular uma massa crítica de projetos em nuvem, demonstrando sua confiabilidade e segurança. Ao mesmo tempo, observa que a questão da instabilidade dos canais de comunicação ainda é relevante, podendo haver dificuldades de acesso à nuvem.

No entanto, em conversas sobre o uso de nuvens, ouve-se frequentemente a ideia de que ao passar de um modelo local para a nuvem, o principal problema não é simplesmente a transferência de algumas funções de TI para a terceirização, mas a necessidade de transformação interna de a própria empresa. De acordo com Ilya Ipatov, antes de terceirizar o fluxo de documentos ou o armazenamento de dados, o cliente deve colocar ordem em seus processos e regulamentos de negócios. Ao mesmo tempo, para usar a nuvem, ele muitas vezes precisa abandonar suas próprias “invenções” exclusivas (para organizar processos de negócios) em favor de alguns esquemas padrão. “Um dos principais problemas é que um cliente com um EDMS profundamente personalizado não está pronto para abandonar os padrões de trabalho habituais, a fim de reduzir o custo de propriedade. Portanto, os serviços de EDMS em nuvem serão mais procurados por novos clientes que implementam o gerenciamento eletrônico de documentos do zero”, afirma.

A mesma ideia é expressa por Dmitry Shmailov: “Mudar os processos de negócios associados à transição para o gerenciamento de documentos na nuvem envolve trabalhar em mudanças organizacionais - como mostra a prática, quaisquer transformações nos processos de negócios encontram resistência na empresa por parte dos usuários de TI. O contratante não deve apenas desenvolver uma estratégia ideal para transferir o fluxo de documentos para um serviço em nuvem, mas também assumir a responsabilidade pela sua implementação.”

O problema da confiança no EDMS na nuvem está diretamente relacionado ao aumento da confiança em provedores específicos, Vladimir Solovyov tem certeza: “A questão do que acontecerá se o provedor perder todos os dados permanece relevante devido ao fato de que os provedores de gerenciamento de documentos na nuvem não são comparáveis em escala para Microsoft, AWS, Google "

“Há muito poucos problemas puramente técnicos na migração para o nível de nuvem, se a transição for para um sistema semelhante, e no caso de migração para um novo sistema, não há mais problemas do que em qualquer migração local”, diz Sergey Avdalyan , um especialista independente com vasta experiência como gerente de TI - serviços do lado do cliente. - As técnicas básicas de transferência de dados são bastante padronizadas e não apresentam dificuldades particulares para especialistas ao nível de administradores de sistemas e bases de dados. Muito mais problemas reside na área de questões organizacionais, regulatórias e de segurança. Muitos gestores, especialmente em empresas russas, não confiam abertamente o armazenamento dos principais dados mestres da empresa sobre clientes, produtos, serviços, tecnologias, know-how (que constituem essencialmente o valor da empresa) a empresas terceiras, percebendo que os riscos de perda e vazamento desses dados podem ser o último passo para a destruição de um negócio.”

Equívocos típicos dos clientes (de acordo com os fornecedores) em relação aos serviços de EDMS na nuvem

· O EDMS na nuvem tem funcionalidade bastante reduzida, é difícil de se adaptar aos requisitos do cliente e de integração com soluções locais existentes (principalmente em comparação com serviços de nuvem gratuitos para o consumidor, embora o software corporativo de gerenciamento de documentos na nuvem já contenha funcionalidades poderosas);

· nível insuficiente de proteção da informação ao trabalhar na nuvem, são possíveis vazamentos (isso requer um trabalho sério para explicar os princípios de funcionamento do software em nuvem e análise da experiência de seu uso);

· o uso geral do modelo SaaS é mais caro do que a opção local (os clientes muitas vezes esquecem de levar em conta todos os componentes do custo das soluções locais, por exemplo, propriedade de software de infraestrutura e a necessidade de ter seus próprios especialistas de TI pagos );

· as tecnologias de nuvem não podem ser usadas em organizações governamentais (eles esquecem o modelo de nuvem comunal e departamental).

Fluxo de documentos na nuvem – resolvendo os problemas das médias e pequenas empresas

O problema de organizar a gestão eletrônica de documentos é relevante para uma empresa de qualquer porte. No entanto, as soluções existentes no mercado destinam-se principalmente a grandes e médias empresas e não podem ajudar as PME. As pequenas empresas precisam de um EDMS leve, simples e barato. É hora de recorrer às “nuvens”.

Implementar a colaboração com documentos para pequenas empresas é uma tarefa tão importante quanto para médias e grandes empresas. Muitas vezes é complicado pelo facto de alguns dos funcionários dessas empresas (por exemplo, um contabilista) serem “remotos” e não terem espaços de trabalho no escritório. Acontece que não existe escritório propriamente dito e todos os funcionários trabalham em casa. Ao mesmo tempo, é óbvio que os grandes sistemas que prevalecem no mercado com implementações caras não são adequados para pequenas e médias empresas - não faz sentido para o chefe de uma pequena empresa pagar por funcionalidades extras, não existe site com um servidor poderoso e administradores prontos para configurar e oferecer suporte a tal EDMS.

As pequenas e médias empresas tiveram que se contentar em trabalhar com documentos usando editores regulares de escritório e e-mail. No entanto, o envio, o desenvolvimento conjunto e a aprovação de documentos desta forma não só não ajudam a resolver os principais problemas de uma pequena empresa, como também os complicam significativamente. O gestor não tem uma compreensão clara de onde e em que estado se encontra a versão exigida do documento, quando e quais alterações foram feitas nele. Tudo isso cria o caos e força você a gastar mais tempo ordenando e controlando.

Graças ao desenvolvimento dos serviços em nuvem, começaram a aparecer no mercado russo sistemas projetados para resolver o problema de organização da colaboração com documentos especificamente para pequenas empresas. Uma dessas soluções é o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos baseado em nuvem Docloud.

Como as “nuvens” estão mudando o EDMS

Tecnologias em nuvem(computação em nuvem em inglês, o termo “computação em nuvem” também é usado) é uma tecnologia de processamento de dados na qual recursos e energia do computador são fornecidos ao usuário como um serviço acessível via Internet. O usuário tem acesso aos seus próprios dados e não precisa se preocupar com a infraestrutura, o sistema operacional e o próprio software com o qual trabalha.

Em relação ao EDMS, isso significa que para utilizar o sistema não há necessidade de adquirir equipamentos caros, realizar implantação e enviar funcionários para treinamento. Para acessar todos os recursos e funções do serviço, basta se cadastrar no site. O usuário paga apenas pela quantidade de recursos que necessita, podendo entrar no sistema a partir de um computador, tablet ou smartphone a qualquer momento, onde quer que esteja.

O que um EDMS em nuvem pode fazer?

Consideremos os principais recursos funcionais do sistema.

Comecemos pelo fato de que o sistema permite armazenar e organizar quaisquer documentos por tipo ou direção. Para fazer isso, basta transferi-los de um PC ou scanner para o sistema e, se necessário, adicionar comentários ou especificar metadados adicionais. Vale ressaltar que os arquivos anexados dos principais formatos de texto (TXT, RTF, DOC) podem ser visualizados diretamente do sistema sem fazer download para o dispositivo e sem possuir o software necessário para visualizar arquivos deste tipo. Por exemplo, em um smartphone que não possui programas de gerenciamento de arquivos instalados, você pode visualizar arquivos do Word e Excel. Isso torna muito mais fácil trabalhar em tablets e dispositivos móveis.

Os gerentes também podem definir configurações de acesso de forma rápida e fácil, determinando quais funcionários podem ver ou editar determinados documentos.

Para simplificar o trabalho com documentos padrão, o sistema prevê a criação de templates. Com a ajuda deles, você pode simplificar significativamente o processo de criação e preenchimento de documentos solicitados com frequência, como uma “fatura” ou “escritura”.

Uma função importante da gestão documental é a coordenação e aprovação de um documento, pelo que a sua implementação deve ser clara e simples. No Docloud, um documento pode ser enviado para aprovação imediatamente após a criação, indicando aos funcionários dos quais é necessária aprovação ou alteração, todas as informações sobre a movimentação do documento, sua versão atual e status estão sempre disponíveis para todos os usuários que com ele trabalham;

A pesquisa de texto completo rápida e conveniente permite encontrar os documentos necessários pelo conteúdo dos arquivos anexados a eles, e a pesquisa paramétrica em pastas permite selecionar de acordo com os parâmetros necessários.

O que um EDMS em nuvem oferece?

Vamos considerar as vantagens das soluções em nuvem para pequenas e médias empresas. Primeiramente, ao utilizar esse software, a empresa não precisa pagar pela implantação do sistema. A Docloud já oferece uma solução que contém tudo que você precisa. Ao fazer login no sistema, o usuário encontrará pastas configuradas de acordo com as áreas de atuação da empresa, verá os principais tipos de documentos mais utilizados e uma solução conveniente para sua visualização. Todos os documentos já incluídos no sistema cobrem a maior parte das necessidades de qualquer pequena empresa e, se necessário, podem ser ajustados.

Em segundo lugar, a interface Docloud permite que qualquer usuário comece imediatamente a trabalhar com o sistema - ele pode aprender todas as ações básicas para trabalhar com documentos nos primeiros dias de trabalho.

Em terceiro lugar, ao utilizar software em nuvem, a empresa não precisa pagar por suporte ou contratar um administrador de sistema, uma vez que esse tipo de serviço já está incluso no preço da licença. Caso surja algum problema, o usuário pode receber rapidamente uma resposta de especialistas, bem como consultar o fórum de suporte técnico e conhecer as opções de solução do problema de usuários que já o encontraram.

Em quarto lugar, não há necessidade de pagar a mais pelo período de utilização do sistema. Uma política de licenciamento flexível ajudará você a escolher seu tipo de assinatura e especificar o número necessário de usuários. Caso surjam problemas, o gestor pode suspender o trabalho por até seis meses para retornar posteriormente. Neste caso, todas as configurações e documentos serão salvos.

Como as “nuvens” atraem gigantes

Analisamos os benefícios do uso de um EDMS em nuvem para gestores de pequenas empresas, mas essa funcionalidade pode ser do interesse não apenas deles.

Vamos imaginar o chefe de um dos departamentos de uma grande empresa - seu departamento precisava de um sistema simples e barato para aprovação interna de documentos, mas o EDMS instalado em sua organização está muito sobrecarregado de funcionalidades ou não pode permitir que seja separado do geral estrutura. Neste caso, será adequado para ele Docloud, no qual poderá implementar suas tarefas sem implantar sistemas adicionais nos escritórios da empresa e sem gastar muito dinheiro do orçamento do departamento.

Ou imagine uma equipe de projeto composta por funcionários de diversas organizações diferentes que precisam coordenar documentos entre si. Nessa situação, não é possível implantar uma solução local e você pode utilizar o sistema Docloud. Ao mesmo tempo, não têm de adquirir esta solução por muito tempo - tendo escolhido a tarifa ideal para a vida do projecto, podem deixar de utilizar o sistema imediatamente após a sua conclusão.

De 24 a 25 de outubro de 2012, a XIX Conferência Científica e Prática Internacional “Documentação em sociedade da informação: tecnologias “nuvem” e gestão eletrónica de documentos”, dedicada aos problemas teóricos e práticos da utilização de tecnologias “nuvem” na gestão eletrónica de documentos, apoio legislativo e normativo-metodológico à gestão de documentos eletrónicos, especialmente no que diz respeito à interação eletrónica interdepartamental e a prestação de serviços de governo eletrônico.

Tradicionalmente, a conferência foi organizada pela Agência Federal de Arquivos (Rosarkhiv), pelo Instituto Russo de Pesquisa de Documentação e Assuntos Arquivísticos (VNIIDAD) e pela Universidade Estatal Russa de Humanidades (RGGU), pela Sociedade Russa de Historiadores-Arquivistas (ROIA ).

A conferência contou com a presença de mais de 200 participantes - representantes da Administração do Presidente da Federação Russa, do Gabinete do Governo da Federação Russa, órgãos federais autoridades executivas, órgãos governamentais das entidades constituintes da Federação Russa, governos locais, instituições arquivísticas das entidades constituintes da Federação Russa, bem como representantes de organizações comerciais, instituições de ensino superior e instituições científicas - da Federação Russa, Bielorrússia, Ucrânia, Lituânia e Vietname. A República da Bielorrússia foi representada na conferência pelo investigador júnior do departamento de gestão documental da BelNIIDAD D.A. Sinyak e pelo investigador da BelNITsED T.V.

A conferência foi aberta pelo diretor da VNIIDAD M.V. Em seu discurso, cumprimentou os congressistas e convidados do exterior, e também destacou a relevância da realização de tais eventos diante da problemática da utilização de tecnologias de nuvem na gestão eletrônica de documentos.

O primeiro relatório sobre os problemas jurídicos do uso de tecnologias de “nuvem” no gerenciamento eletrônico de documentos foi feito pelo chefe do departamento do Gabinete do Presidente da Federação Russa para Prêmios Estaduais, Doutor em Direito, Professor N.N. Na sua intervenção, destacou as vantagens e desvantagens da utilização de tecnologias “cloud” na gestão electrónica de documentos, onde a primeira incluía mobilidade, facilidade de utilização, eficiência económica, e a segunda - a falta de regulamentação legal deste problema para efeitos de segurança da informação , ou seja o uso dessas tecnologias deve ser desenvolvido tecnicamente e ter respaldo regulatório.

Vice-Chefe da Agência Federal de Arquivos, Ph.D. O.V. Naumov em seu relatório enfocou três problemas principais do uso do gerenciamento eletrônico de documentos nas atividades das organizações. Em primeiro lugar, sobre a necessidade de introduzir requisitos uniformes para o sistema de gestão electrónica de documentos. Por ser utilizado nas atividades correntes da organização, na fase de trabalho de escritório, não possui componente de arquivo. Em segundo lugar, a reforma da administração pública de 2004 não deu a nenhum órgão autoridade para desenvolver políticas públicas no domínio da gestão de registos. E em terceiro lugar, os documentos electrónicos não chegarão tão cedo aos arquivistas. Documentos permanentes ainda são criados em papel. E com isso, segundo O.V. Naumov, chegou a hora de responder às perguntas: “O que é um documento eletrônico?”, “Quais são os formatos dos documentos transferidos para armazenamento estatal?”, “Quais os prazos para sua transferência ?” Resumindo o que foi dito, O.V. Naumov expressou o perigo de expulsar os arquivistas dos arquivos por especialistas em TI.

A maior parte da sessão plenária foi ocupada por discursos de representantes de empresas especializadas na utilização de tecnologias cloud e na implementação de gestão eletrónica de documentos nas organizações.

O presidente do conselho da AS Firm LLC, A.N. Avdeev, em seu relatório, colocou a ênfase principal na revisão dos conceitos existentes de trabalho de escritório e arquivo. Em particular, prestou especial atenção à introdução do novo conceito de “circulação orientada para documentos”.

D. Marchenko, Chefe do Departamento de Relações com Parceiros do Departamento de Tecnologias Estratégicas da Microsoft, destacou a experiência internacional da empresa na aplicação de tecnologias de nuvem nas atividades das organizações. Na sua intervenção, chamou a atenção para os casos em que é mais eficaz a utilização de tecnologias cloud, as vantagens e desvantagens destas tecnologias, salientando que o recentemente publicado nova versão O Windows 8 está fortemente integrado às tecnologias de nuvem.

A fala de T.P. Gribuli, Diretor de Vendas da OSG Records Management Center LLC, destacou a experiência e prática de gerenciamento de arquivos nas nuvens. Neste contexto, foram apresentados três produtos oferecidos pela empresa, indicando seus principais parâmetros: i-Archive, IT-Archive e e-Archive.

Uma comparação das desvantagens e vantagens dos arquivos eletrônicos em comparação com os arquivos de documentos em papel foi refletida no relatório do diretor da 1C-Efficiency LLC E.V.

Uma abordagem interessante para o problema do gerenciamento eletrônico de documentos foi delineada em seu discurso pelo representante da InterTrust Company CJSC V. Ipatov. Em particular, ele definiu um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) como um sistema para documentar atividades no interesse da gestão, e Enterprise Content Management (ECM) como um sistema para gerenciar informações não estruturadas. Além disso, V. Ipatov expressou os principais requisitos para o gerenciamento de documentos, incluindo redução de operações manuais, redução de custos operacionais, conformidade com mudanças nos requisitos da regulamentação externa e, o mais importante, foco nos requisitos de negócios. Resumindo, V. Ipatov observou que o papel do “gestor de documentos” está atualmente mudando: do registro e da contabilidade à participação direta na criação de valores empresariais, à abertura de novas áreas de responsabilidade e à inclusão orgânica do EDMS no infraestrutura geral para apoiar as atividades comerciais da organização.

O relatório de I.V. Skorodumov, chefe do departamento de governo eletrônico da Electronic Office Systems LLC, descreveu os principais parâmetros do serviço em nuvem O7.DOK, por meio do qual os serviços de gerenciamento eletrônico de documentos em nuvem são fornecidos a órgãos governamentais, governos locais e outras organizações. O relatório também refletiu as vantagens do modelo de serviço em nuvem, incluindo a ausência da necessidade de infraestrutura própria e especialistas de suporte, menor necessidade de investimento, baixo custo de propriedade, uso eficiente de recursos orçamentários para informatização, etc.

O diretor do VNIIDAD, Doutor em Ciências Históricas, Professor M.V. Ele analisou uma série de regulamentações dos EUA sobre gerenciamento de documentos, inclusive em formato eletrônico. Ele apresentou mais detalhadamente o Memorando Presidencial sobre Gestão de Documentos Governamentais, assinado em 28 de novembro de 2011. Ele refletia as metas e objetivos dos órgãos federais em gestão de documentos:

implementação de gestão de registros eletrônicos para garantir segurança, transparência e eficiência;
até 2019, gestão de todos os documentos eletrónicos com prazo de armazenamento permanente;
introdução de um mecanismo de funcionários responsáveis;
realização de formação no domínio da gestão documental;
compilar listas de documentos e enviá-los aos Arquivos Nacionais dos EUA.

Em seu discurso, M.V. Larin destacou especialmente a necessidade de formular um critério de necessário e suficiente entre documentos em papel e eletrônicos.

De particular interesse para os participantes da conferência foi o relatório do reitor da Universidade de Assuntos Internos de Hanói (Vietnã), Ph.D. Chieu Van Cuong, dedicado à utilização da comunicação eletrónica nas atividades de gestão das organizações. Segundo informações de Trieu Van Cuong, o problema do significado jurídico da DE no Vietnã ainda não foi resolvido, portanto, na maioria dos casos, os documentos são armazenados em papel. Paralelamente, desde 2005, com o objetivo de reduzir o número de procedimentos administrativos, os serviços sociais são prestados online e outros tipos de serviços são prestados na modalidade “janela única eletrónica”.

Outro aspecto do uso de tecnologias de “nuvem” em órgãos governamentais da Federação Russa foi apresentado no relatório do chefe do departamento de apoio documental à gestão do Instituto de Gestão da Região do Volga. PA Stolypin, Ph.D., Professor A.V. O discurso centrou-se particularmente na necessidade de garantir a integralidade, fiabilidade, relevância e acessibilidade da informação jurídica oficial em formato eletrónico. Ao mesmo tempo, foram analisados o conceito de informação contido em vários atos jurídicos regulamentares da Federação Russa, bem como os métodos de utilização de tecnologias de TI no atendimento às solicitações dos cidadãos.

As questões de garantia da segurança dos documentos do Fundo Nacional de Arquivos da Ucrânia no contexto da introdução do gerenciamento eletrônico de documentos foram divulgadas no relatório do diretor do Instituto Ucraniano de Pesquisa de Arquivos e Documentação (UNIADD) A.Ya. e o vice-diretor do Arquivo Eletrônico Central do Estado da Ucrânia (TSEAU Ucrânia), Ph.D. Yu.S. Kovtanyuk. Revelando este problema, A.Ya. Garanin destacou que na Ucrânia ainda não existe uma compreensão clara do termo governo eletrônico, ao mesmo tempo que existe o seu análogo - governo eletrônico (“regulamentação eletrônica” ucraniana). Ao mesmo tempo, o relatório anunciou planos para a investigação e trabalho metodológico da Agência Geográfica Central do Estado da Ucrânia, incluindo o desenvolvimento de um procedimento para receber e transmitir documentos de origem pessoal em formato eletrónico para a Agência Geográfica Central do Estado da Ucrânia, o procedimento para criar um objeto de informação unificado, registrar e descrever documentos eletrônicos armazenados na Agência Geológica Central do Estado da Ucrânia, etc. Resumindo, A.Ya. garantir a segurança de tudo vida útil documento eletrônico.

O representante da Lituânia, estudante de doutoramento na Faculdade de Comunicação da Universidade de Vilnius, especialista principal do Departamento de Gestão Documental do Novo Arquivo do Estado da Lituânia, Danuta Kontrimavičienė, apresentou a experiência da Lituânia na gestão de documentos eletrónicos. Assim, foram apresentados o quadro legislativo lituano para a gestão de documentos eletrónicos, os requisitos para a estrutura lógica e física da embalagem de documentos eletrónicos, o conteúdo do documento eletrónico e o formato do ficheiro. Separadamente, importa referir que na Lituânia foi decidido utilizar o formato XAdES para criar assinaturas digitais eletrónicas. Além disso, o relatório delineou alguns requisitos para o acesso a documentos no sistema de informação de arquivo electrónico.

Uma análise comparativa das definições do conceito de “documento eletrônico” nos regulamentos da Federação Russa, dos países da CEI e da Letônia foi apresentada no relatório de V.F. Yankova, Diretor Adjunto da VNIIDAD, Candidato em Ciências Históricas, Professor Associado. Em seu discurso, V.F. Yankovaya apontou a falta de um trabalho real que descreva a estrutura de um documento eletrônico quando transferido para armazenamento em arquivo. Segundo V.F. Yankova, até que isso seja feito, será difícil propor qualquer abordagem para resolver o problema de transferência de um documento eletrônico para armazenamento em arquivo.

O primeiro dia da conferência terminou com um discurso de E.V. Zlobin, representante do Arquivo da Academia Russa de Ciências, Ph.D., Professor Associado. Ele iniciou seu discurso com a pergunta: “Os historiadores e arquivistas precisam de tecnologias de nuvem?” Na sua opinião, seria economicamente mais eficiente adquirir vários discos rígidos adicionais em vez de adquirir tecnologias caras de “nuvem”. As tecnologias em nuvem são projetadas para a troca de informações em grandes volumes, o que não é totalmente adequado para arquivos orçamentários. Talvez seja apenas uma jogada de marketing, resumiu E.V.

O segundo dia da conferência foi aberto pelo chefe do departamento de gestão documental da VNIIDAD V.S. Iritikova com um relatório sobre os princípios da organização da gestão documental, o seu tema, as tarefas da gestão eletrónica de documentos, que foi complementado por um relatório de um. professor associado do departamento de educação pré-escolar do Instituto de Administração da Região do Volga. P. A. Stolypina (Saratov), Ph.D. E.A. Pleshkevich sobre o problema da utilização dos conceitos de gerenciamento eletrônico de documentos e governo eletrônico.

A sessão plenária foi continuada pelo principal especialista em gerenciamento de documentos da Electronic Office Systems LLC, Ph.D. NA Khramtsovskaya com um relatório sobre os resultados do Congresso do Conselho Internacional de Arquivos em Brisbane, a necessidade de repensar o papel da arquivística na era eletrônica e a criação de um novo conceito para o desenvolvimento da arquivística.

Várias apresentações no segundo dia da conferência continham experiências práticas específicas de organizações na implementação de sistemas de gestão electrónica de documentos, e também reflectiam os problemas associados a esta questão. As perspectivas para a formação de fundos documentais e arquivísticos das autoridades públicas das entidades constituintes da Federação Russa nas condições de gestão eletrônica de documentos (usando o exemplo da região de Saratov) foram apresentadas pelo chefe da Diretoria de Arquivos da Administração do Governo da Região de Saratov, Ph.D. E.Yu. Vice-Diretor da Instituição do Tesouro do Estado da República da Carélia “Arquivo Nacional da República da Carélia” I.A. Puteshova compartilhou experiência prática na introdução da troca eletrônica de informações com os órgãos do Fundo de Pensões da Federação Russa nos Arquivos Nacionais da República da Carélia. Carélia. A implementação e desenvolvimento de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos a exemplo de uma organização comercial foi divulgada no relatório do chefe do departamento de suporte de documentação da Siberian Service Company CJSC V.A.

As perguntas aos palestrantes e a discussão dos participantes da conferência indicaram a grande relevância dos problemas teóricos, metodológicos e tecnológicos de otimização do fluxo documental, para cuja solução deverão ser direcionados novos esforços da comunidade científica e profissional.

O discurso final foi feito por V.F. Yankovaya, que observou que a divisão existente nas abordagens dos arquivistas e especialistas em TI à terminologia está começando a desaparecer. Os especialistas nessas áreas passaram a se entender melhor e esse movimento é mútuo. Ao mesmo tempo, chegou a hora de repensar e popularizar mais ativamente a teoria da gestão documental, o que implica uma compreensão teórica mais profunda dos problemas levantados na conferência.

Soluço. informação.

Na Rússia, ocorreram recentemente mudanças significativas no campo da automação do fluxo de documentos e do trabalho de escritório. Os especialistas observam o interesse ativo das agências governamentais em aproveitar os benefícios proporcionados pela gestão eletrônica de documentos. A crescente popularidade das soluções móveis para as organizações também é notável. SED. No entanto, uma tendência igualmente significativa, que agora é observada por todos os especialistas e que tem um impacto significativo na indústria nacional de automação documental, é o EDMS no formato SaaS.

Até recentemente, no nosso país, segundo especialistas, o crescimento da penetração " nuvem“os serviços foram em grande parte prejudicados pelo facto de o nível de desenvolvimento da infra-estrutura e a capacidade dos canais de comunicação não permitirem a prestação de serviços de “nuvem” ao nível adequado. Mas tudo está a mudar rapidamente: a rápida melhoria da cobertura e das características técnicas da infra-estrutura necessária para organizar o acesso à Rede está a fazer com que as soluções baseadas em tecnologias “cloud” se tornem cada vez mais populares e cada vez mais populares.

Entre eles está a possibilidade de implementar serviços de organização SED com base no princípio SaaS, em que o usuário tem acesso aos produtos por assinatura e paga não pela aquisição da licença do software correspondente, mas pela utilização do produto na medida que necessitar.

A tendência de “migração” para a “nuvem” de serviços de organização da gestão eletrónica de documentos e, em particular, de fornecimento de soluções no modelo SaaS tornou-se uma das principais do setor em questão. Esta direção, claro, tem vantagens incondicionais tanto para quem presta estes serviços como para os utilizadores de serviços organizados segundo este modelo. Ao mesmo tempo, os especialistas afirmam que ainda restam muitas dúvidas sobre como organizar um esquema de venda de serviços no modelo SaaS, como definir preços para tal modelo de trabalho e assim por diante.

Observando os aspectos existentes que precisam ser superados para o desenvolvimento bem-sucedido de um modelo de consumo de serviços como o SaaS, em relação direta ao EDMS, os participantes do mercado indicam o seguinte: “Nós, como fabricantes e fornecedores de soluções, enfrentamos uma questão importante: como organizar o serviço ideal ao fornecer serviços sob este modelo de suporte técnico para que os usuários possam usar nossas soluções de forma produtiva. Nós nos esforçamos para simplificar o trabalho com os produtos tanto por meio de configurações de solução padrão e uma interface amigável, quanto pelo desenvolvimento de recomendações metodológicas e materiais que permitam ao usuário resolver de forma independente os problemas que surgem ao organizar o fluxo de documentos em formato eletrônico”, afirma o general da empresa diretor EOS PV Yakovenko Vitaly.

Os especialistas afirmam ainda que ao trabalhar com produtos de software no modelo SaaS, existe uma complexidade associada à necessidade de garantir a tolerância a falhas do sistema ao nível da infraestrutura, a fim de garantir o correto funcionamento do produto em ambiente de nuvem. Existem também certas barreiras por parte dos próprios utilizadores, embora em muitos aspectos essas barreiras sejam de natureza psicológica. Os consumidores muitas vezes têm dificuldade em aceitar que as informações comerciais electrónicas internas sejam armazenadas “em servidores desconhecidos”. A questão da segurança da informação e a sua inacessibilidade a terceiros quando se trabalha em “nuvens” é hoje talvez a principal preocupação dos potenciais consumidores de serviços “nuvem”. Especialistas dizem que é perfeitamente possível garantir um nível suficiente de segurança em um ambiente de nuvem (por exemplo, organizando VPN ao nível dos canais de comunicação e conclusão SLA com o operador a fim de minimizar os riscos de vazamento ou perda de informações).

Os serviços Web, que estão se espalhando ativamente no setor corporativo, estão começando a influenciar o desenvolvimento da área de gerenciamento eletrônico de documentos. Apesar de ainda não ser uma grande percentagem de entidades empresariais que utilizam Sistemas de Gestão Electrónica de Documentos construídos no modelo SaaS, para algumas organizações os EDMS “nuvem” estão a tornar-se a única oportunidade para gerir recursos e custos de forma inteligente.

Segundo especialistas, a tendência de colocar EDMS nas nuvens se intensificará em um futuro próximo, principalmente entre as médias e pequenas empresas. Essas organizações não precisam organizar seus próprios servidores, data centers, treinar usuários e nem mesmo implementar nada. Os custos neste caso são proporcionais ao uso. Você pode alterar o número de usuários e outros parâmetros da solução a qualquer momento. O EDMS da “nuvem” pode ser uma opção ideal nestes casos.

Quanto às grandes empresas, os especialistas estão confiantes de que o seu EDMS se desenvolverá nas chamadas nuvens “privadas”, o que permitirá centralizar as ferramentas de gestão documental de empresas geograficamente distribuídas num único centro de dados.

A actividade legislativa no domínio da gestão electrónica de documentos e o interesse neste tema por parte das lideranças do país também têm um impacto positivo no desenvolvimento de tecnologias seguras de troca de documentos, incluindo aquelas baseadas em tecnologias de nuvem. O facto de o país ter aprovado legalmente a possibilidade de emissão e recepção de facturas electrónicas levará ao surgimento de um novo serviço “cloud” representado por operadores de EDMS que controlarão o processo de movimentação de documentos e terão autoridade para certificar facturas.

No entanto, até ao momento, o processo de domínio dos “serviços em nuvem”, incluindo no domínio da gestão documental, é retardado pelo facto de os utilizadores ainda terem receios e dúvidas sobre a sua segurança.

Na verdade, a maioria dos motivos pelos quais as empresas se isolam do uso de serviços da Web não tem base lógica.

Por exemplo, muitos acreditam que a “computação em nuvem” é um fenómeno novo e, portanto, pouco compreendido e inseguro. Na verdade, o desenvolvimento das “nuvens” começou naqueles anos distantes, quando os computadores eram máquinas enormes e ocupavam várias salas, ou mesmo andares. Todo esse tempo, esses serviços eram chamados de serviços online e eram utilizados para comunicação, armazenando diversas informações, fotos, vídeos, cópias de segurança dados. Mas a metáfora da “nuvem” que surgiu de algum lugar confundiu os usuários e criou desconfiança em serviços testados pelo tempo.

Outra razão para a relutância em utilizar “serviços em nuvem” nas atividades de uma empresa é muitas vezes a crença na singularidade dos seus processos de negócio e a impossibilidade de automatizá-los através de “nuvens”. Existem 2 soluções aqui:

Análise dos processos de negócio para determinar o que determina a sua “singularidade”. Muitas vezes, a razão pela qual os processos de negócios de uma organização diferem dos processos padrão é seguir tradições, o que na prática significa que os processos de negócios não são revisados ou otimizados há muito tempo.
A segunda opção envolve personalizar o serviço em nuvem. Assim, usar a infraestrutura como serviço permite criar um pool virtual de recursos no qual você pode instalar software familiar. Ou uma plataforma de software pode ser utilizada como serviço, e a aplicação necessária neste caso é projetada de acordo com as características individuais dos processos de negócios da organização.

Outro conjunto de receios está relacionado com a questão do controlo sobre a informação armazenada na “nuvem”: os dados ficam armazenados em local desconhecido, podem perder-se, ficar à disposição dos concorrentes ou ser roubados.

Na verdade, todas as questões relacionadas com a segurança da informação podem ser resolvidas abrangendo-as num contrato, regulamento, acordo ou outro documento que defina o âmbito dos serviços prestados (SLA – acordo de nível de serviço). Também pode determinar o nível de prestação de serviços, a responsabilidade do operador por violações do procedimento de prestação de serviços e os padrões de recuperação de dados após uma falha. Além disso, muitas vezes acontece que os provedores de nuvem podem fornecer uma recuperação do sistema muito mais rápida do que os especialistas em serviços de TI de uma determinada empresa. A responsabilidade pelos serviços prestados pelo prestador de serviços é determinada ao nível da entidade jurídica, e uma parte importante para garantir a segurança é o Acordo de Não Divulgação, que protege legalmente os dados. Especifica as obrigações das partes e a responsabilidade pela divulgação de dados. Naturalmente, os prestadores de serviços que investiram pesadamente na organização dos seus negócios farão o possível para evitar violações, uma vez que todas as suas atividades são baseadas na confiança.

Em relação às questões de acesso aos dados de outros usuários, vale perguntar à operadora como é organizado o compartilhamento de recursos. Existem muitas opções de implementação. E na realidade, na maioria das vezes, os usuários têm a oportunidade de controlar seus dados, o principal é exercer esse controle corretamente.

Além disso, contra ameaças como roubo de dados, Ataques DDoS e a “quebra” intencional do serviço não são asseguradas pelas soluções tradicionais, e não há grande diferença se o servidor está instalado no escritório do cliente ou num data center. Mas ao tentar obter acesso aos dados armazenados por um provedor de serviços, os invasores encontrarão ferramentas profissionais de segurança de hardware e software (por exemplo, dispositivos Cisco ASA 5500 Series e IronPort), soluções especializadas de segurança em nível de aplicativo e administradores de sistema experientes que lidam exclusivamente com com questões de segurança.

O problema da desconfiança da operadora pode ser resolvido, por exemplo, através da certificação independente de soluções em nuvem. O procedimento pode ser voluntário ou obrigatório. Assim, nos EUA existem vários padrões de certificação utilizados para garantir o cumprimento dos requisitos de gestão organizacional, segurança, disponibilidade de serviços, integridade de processamento de dados e confidencialidade. A natureza global da Internet sugere que um fornecedor pode estar legal e fisicamente localizado em qualquer parte do mundo, desde que as suas condições satisfaçam os requisitos do cliente. Portanto, a conformidade de uma operadora com os rígidos padrões de nuvem de outro país pode ser vista como uma vantagem competitiva.

Se falarmos sobre os problemas que podem realmente surgir ao usar soluções em nuvem, pelo menos 2 comentários podem ser feitos aqui.

1. Nem todos sistemas de informação pode ser transferido para a nuvem. Para alguns deles, a opção de nuvem simplesmente não é prática. Esses sistemas incluem: sistemas que funcionam com produção e outros equipamentos específicos, incluindo sistemas em tempo real, sistemas altamente integrados, sistemas personalizados desenvolvidos há 15-30 anos. Esses sistemas podem usar hardware desatualizado que não é mais compatível sistemas operacionais e plataformas. Muitas vezes o próprio desenvolvedor já parou de apoiá-los; sistemas que garantem a vida da empresa. São sistemas cujo tempo de inatividade pode levar a consequências catastróficas ou à perda de negócios. Por exemplo, para um banco, esse sistema é o ABS.

2. O problema da confiabilidade da conexão com o provedor de Internet. Ao utilizar serviços online, uma empresa torna-se dependente da disponibilidade, velocidade e confiabilidade da conexão à Internet. Para avaliar este risco, é necessário determinar a sua probabilidade e danos (por exemplo, avaliando estatísticas e problemas passados). A opção mais óbvia para minimizar esse risco é organizar uma conexão de backup.

Na verdade, você deve pensar em usar um serviço web para trabalhar com documentação se:

O volume do fluxo de documentos na organização está aumentando rapidamente. Serviços on-line permitem automatizar de forma rápida e eficiente a gestão dos fluxos documentais com vantagens como menores custos de aquisição e administração mais simples do sistema de TI. O provedor é responsável por gerenciar a infraestrutura e manter o serviço; o usuário não precisa comprar, manter ou gerenciar nada. Acredita-se que, na maioria dos casos, as grandes empresas podem potencialmente poupar mais de 50% dos custos de infraestrutura e gestão em comparação com uma implementação de software tradicional, ao escolherem um modelo SaaS para gestão de documentos. Para as pequenas empresas, a automação do fluxo de documentos através de um EDMS baseado em nuvem será ainda mais barata, porque o custo relativo da infra-estrutura, bem como o custo da administração, é visivelmente reduzido.
A linha de negócios da empresa está se desenvolvendo rapidamente. Usar um EDMS na nuvem pode reduzir significativamente os custos de gestão de uma empresa programas: as alterações no sistema ocorrem simultaneamente para todos, sem instalação de software adicional. O fornecedor da solução realiza atualizações no servidor, que ficam disponíveis instantaneamente via acesso Web, de forma que a atualização das versões fica invisível para a operadora e não exige pagamento adicional.
Você não quer desperdiçar tempo e dinheiro em procedimentos de aquisição, negociações, testes, implementação e trabalho de configuração. Ao escolher um EDMS em nuvem, o cliente verá o aplicativo em operação já durante o período de operação de teste, o tempo de implementação será muito menor e o retorno virá muito mais cedo.
Sua organização tem um número bastante grande de transações. Os sistemas de gestão documental “em nuvem” normalmente permitem automatizar não só o fluxo documental interno de uma organização, mas também a movimentação de documentos entre diferentes organizações, o que é bastante relevante nos nossos tempos. Se uma empresa trabalha ativamente com clientes, fornecedores e parceiros, um serviço web para trabalhar com documentos pode ser uma opção ideal.

De uma forma ou de outra, a transição para o uso de “soluções em nuvem” deve ser uma evolução para uma empresa, não uma revolução: há sempre uma escolha: instalar servidores e software no local, utilizar um serviço de “nuvem” ou escolher um modelo híbrido.

Testes e revisões